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做好交接工作完美转身

离职交接


找到新工作固然欣喜,但如何规划离职更是重要,包括离职的洽当时机、提出离职最适宜的方式、离开前该做好的准备等,每个环节做好处理,才能完美转身,兼顾人情义理。

 

所有上班族在各自职涯规划中,多少会遇到转任新职机会,找到新工作固然欣喜,但更重要地是,该如何完美的离职,不只是一项挑战,更是要好好琢磨的人生课题。
 

离职是一项艺术,以职场来说,上台是一门技术,下台更需要功夫,各项细节都须好好打点,才能兼顾人情及礼节。因为离职不是只是自己的事,更会影响到主管、老板,更甚是整个团队的气氛。
 

掌握离职时机点并好好规划离职


谈到离职,就得先谈谈适合离职的时机点,筑招网猎才顾问Sherry(江湖人称S姐)就提醒,「当你觉得每天度日如年时,就适合规划离职;离职是需要规划的,不可以随便离职,这件事非常重要。」
 

究竟何时才适合离职?Sherry建议,「假设用Q1、Q2来看,都在12月,原因是倘若那个时候尚未看好工作或是隔年1月再找,好的职位空氙都被找走了,所以重点换工潮是在这个时候。」
 

最不建议的离职时机,是5、6月,Sherry解释,原因在于那个时候每一间公司的HR都很辛苦,忙于校园招募事务,当他们急于找新人时,许多部门同时也会需要新的人手帮忙。所以,如果此时走,不只主管会缺人,HR也会超辛苦。
 

离职理由因人而异要不伤和气收场
 

假设要离职,一定会先跟主管当面沟通,切勿以mail的方式告知,因为只要一发出离职信,不只未给主管留情面,也代表不留下任何商议空间,一切将成定局。最好的作法是,在仔细沟通后,让主管有思考时间,一星期后再一起想如何将之后的事做好。
 

而提出离职时,总会被问到理由,大致来说,不外乎是以个人生涯及家人因素为主,但无论为何,其最重要在于不伤彼此和气、能完美收场为大原则。而其中又以家人因素最难拒绝,比如家中有一些事情需要返乡帮忙,或是家人健康出问题,主管都应会体谅并祝福,不会太过刁难。
 

假若是因个人生涯规划,找到下一份工作,有时据实以告反而是好事,Sherry就说,可以委婉和主管沟通,「因为我现在没有发展空间,我也帮主管想过了,怎么升我都不对,谈加薪也很辛苦,所以打算让自己休息一阵子,找下一份机会,如果你需要我,我愿意帮忙。」相信主管都能明白,了解箇中含义。
 

新工作细节不须详细告知


当主管问及新工作职务或新公司名称,是否须要吐实?如果是竞争对手,就完全不能讲实话,如果非竞争对手,Sherry还是不建议,让主管或老板知道下一份工作的细节,包括薪水,「薪水不要提,这是大忌」。因为老板可能会以加薪为由慰留你,一旦选择留下,后来又离职,这就是不智的行为,「即使你愿意留下来,主管大概不会再给你太多资源,会认为你只是为了这些钱而留下。」所以,如果你离意什坚,不会因任何慰留而动摇,可以向主管说明,等到新公司较为稳定、新工作上手后再行告知。
 

但如果遇到主管强力慰留,Sherry解析,要先思考主管慰留你的原因,并帮主管想好之后的备案。让主管知悉你手上所负责的工作事项,在离职前会把交接做好,甚至要让主管安心,可将离职期拉长到一个半到两个月,放大彼此空间,如此主管会认为你有替他着想,是有同理心的。
 

如果提离职的过程没有很圆满, 和主管或老板发生冲突,口出恶言,甚至被威胁,其处理方式,Sherry认为,就是感恩,并保持冷静,诚恳说道,「很感谢公司长久以来的培养,你说的话我会好好思考,但是我们有各自要走的路,如果有需要帮忙,我会尽能力挺你。」要给彼此台阶下,对干没有好处。有冲突发生时,要记住「言多必失,话多不如话少」。
 

顾及被交接者感受要具备同理心
 

当离职提出并顺利被主管接受后,如何做好离职前准备,这更为重要!「把该交接的工作事项做好,这是最基本的。但做好不是只是单纯把它文件化,而是让别人可以复制你,这件事很重要。」Sherry接续说明,如果你的工作事项有一到十,不一定有人可以完全复制,此时可以分配给不同人进行交接,「不只是文件化,要做对的交接。」Sherry剀切表示。
 

然后,不要影响整个组织的气氛。如果确定要离职,和主管沟通谈好后,宜低调行事,也不需要特别告知其他同事,因为会让整体氛围变得很怪。Sherry打个比方,有些人很白目,会通知客户何时要离职,及交接的同事为何,听在同事耳里,自然不是滋味,心里更不好受,只觉得工作量又加重。
 

在交接时, 也要顾及被交接者的感受,及让对方明白你的诚意。例如,他本来工作事项有ABC,现在多了D,要去分析从额外增加的工作事项中,能够学到什么,「他本来做ABC,现在可以做ABCD,证明他能坐我这个位置,给他可以成长的空间,及更多人看到他的舞台。」要把自身负责的事情做成可取代性,并把球做给被交接的同事,这就是很完美的离职。
 

如果离职后,遇到前同事询问工作相关事情,你可以礼貌性回答,该如何处理,以及可以询问哪位同事,同时也要告知那位同事此件事情,再麻烦他们互相交流,「要做足两边的人情,这是一门很深的功课。」Sherry说。
 

几点禁忌勿触犯下班后扩展自身才能


此外,Sherry也恳切提醒,离职时有些禁忌是不可触犯的,她举例,

1.越级报告,跳过主管,直接将离职信寄给老板或是人事,这会造成决裂性的结果,因为如此不只未给主管留情面,等于在主管背后再捅一刀。

2.不进公司,未交代只字片语,人就消失了,Sherry直言,这是最恐怖的行为。

3.提离职后,像脱缰野马开始摆烂,什么事都不做,如此行为非但不负责任,落人口实外,如果面对企业人资管理者对面试者的「员工背景查核」,可能会留下不好印象。

4.千万不要带走公司机密文件或客户资料,以免触犯法律。
 

最后,最近弥漫一股斜杠风,为培养自身专业外的其他才能,Sherry建议距离职期前的下班时间,可以去参加两个左右的活动,其一是进修,其二是兴趣;她进一步说明,进修是把自身专业再进化,例如她之前就去进修心理学相关课程,因为工作必须常接触到人。
 

另一个活动,则是参加读书会,也因此她认识了一些书友,觉得自己能力不足及意识到该改变的时候,她才开始撰写职场主题的文章,也慢慢写出兴趣,开始有演讲邀约,及成为杂志专栏作者。
 

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