职场上班族想告别穷忙，或处理不完的工作量，就要懂得时间管理。

每个上班族，常会面临的问题，不外乎经常必须和时间竞赛，一堆待办事项堆积如山，甚至被老板或客户追着跑，往往下场就只能拚命加班，或一阵穷忙，工作上却缺乏效率。筑招网小编深入剖析时间管理策略，以下列举几项策略作为说明。

 

三抓三放的简化工作原则

 

抓大事，放小事

集中思考工作上的大事，对于微不足道的小事，无须过度烦心。高阶管理者必须公司明确定位，掌握未来发展的重要方向，别为枝微末节而操心；基层工作者应将时间用于可明显提升业绩的事务上，无关紧要的小事则尽量删除。

 

抓正事，放杂事

要顺利完成一件工作，有其必要的程序及步骤。与完成该项任务有关的称为正事，无关的则称为杂事。

一个有智慧的工作者应抓紧正事，将心力和时间集中投资于处理与该任务最相关的核心问题；至于与正事无关的杂事，可交由旁人处理，或是尽量避免，以简化工作内容。

 

抓要事，放闲事

重要又紧急的事情应该在第一时间完成；没有时间压力的闲事，则利用工作空档，简单处理即可。要事与闲事的差别，在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。高绩效贡献度、高时间紧迫性的要事必须优先处理，低绩效贡献度、低时间紧迫性的闲事则可暂缓或删除。

 

重要与紧急的N字体法则

针对提升时间管理能力的技巧，可依工作的紧急度及重要性，将不同类型的工作区分为四大象限：

第一象限──重要又紧急的事

第二象限──紧急但不重要的事

第三象限──不重要又不紧急的事

第四象限──重要但不紧急的事

 

正确的工作优先级应该是：

第一优先──重要又紧急的工作

第二优先──重要但不紧急的工作

第三优先──紧急但不重要的工作

第四优先──不重要又不紧急的工作

也就是先从第一象限的工作做起，再依序进行第四、二、三象限的事情，如此连接起来，就成为一个「N」字体，故称为「N字体法则」。

 

紧急与不紧急

把工作的完成目标想像是一支公交站牌，眼看着最后一位乘客已经下车，你要搭的公交随时就要启动离站。这时如果你距离站牌很近，轻松跑个两三步就能赶上公交，自然觉得「不紧急」；但是，如果你距离公交站很远，拚命跑还不知能否追上公交的话，当然会觉得「非常紧急」。

所以紧急的程度与你和目标物之间的距离有关。距离越近，越觉得轻松；距离越远，感觉越紧急。

 

重要与不重要

把不同阶段或步骤的工作当成是堆积木。当移除某一块积木后，整体构架若丝毫不受影响、屹立不摇时，那块积木就相当于不重要的工作，当移除某块积木后，整体构架若瞬间崩塌、彻底瓦解，那块积木就相当于重要的工作。

所以重要与否应视影响全局的程度而定，而影响程度的大小则决定重要性的高低。

依照能量状态，来决定该做工作

依照能量状态，来决定该做工作。

筑招网小编认为，「工作时，自己的心情会有高低起伏，随着必须做的工作与场所的不同，能量的使用方式也要有所改变。」、「『这段时间必须做甚么事』──至少必须事先做出这样的时间管理。」，如果想在不疲倦的状况下提高工作表现，必须考虑以下几点，有弹性地决定要做的工作。

 

所需能量的类型

比方说，如果是做新的提案或是汇整数据，就比较适合以冲刺的方法来进行。不要为了配合他人而搞得自己手忙脚乱，要保留可以专心作业的时间，再展开工作。

另一方面，可以把讨论、举办活动，或是和客人谈话之类的工作集中在同一天，当天就不要回复电子邮件或制作数据。

 

自己的能量状态

此外，也可以根据自己处于正能量或负能量，来改变所做的事。

比方说，如果现在自己的能量属于正面积极、活力十足，且能集中精神，便可以进行需要专注力的统整数据与撰写企划案的工作，也可以在审慎思考后，回复重要的电子邮件。另一方面，如果没什么精神，因疲倦而无法专心，就必须要把重要工作往后延，进行事务性或整理类型的工作。

 

配合场所来进行工作

一如要配合自己的能量状态来工作，配合场所工作也是不浪费能量的有效方法。

精神很好，又可以在位子坐超过二十分钟时，可以用电脑汇整数据或是回复邮件。

虽然有精神，但必须站着时，可以用智慧型手机确认日历或回复简单的邮件。如果是需要花一点时间才能回复的信件，可以先做个记号，之后再以电脑作业。

当电车变挤时，可以听广播或有声书来搜集信息或读书。

电车非常拥挤，自己也非常疲倦，甚么都做不了时，就进行冥想，若能事先一致决定好，就可以有效利用时间。