你担心下属工作量太大、负担太重而离职，因此把工作全揽来自己做…，如果你正是这种每天把自己搞得都非常忙碌的主管，我可以告诉你，这样做对于降低离职率，一点帮助都没有。想降低离职率，除了主管自己心态调适，本文提供2个在某建筑企业实际发生的案例与解决方法，能提供给你一些启发。

读完这篇文章，你可以学到：

离职率高，都因工作权责没有下放，让下属感到没有成长空间与发展性。

你担心下属工作量太大、负担太重而离职，因此把工作全揽来自己做。但这样做对于降低离职率，一点帮助都没有。

降低离职率，除了主管自己心态调适，请尝试以下2个方法调整工作量：制作工作小时清单、不断提问工作能不能简化。

作为企业讲师多年，深深觉得讲课跟辅导不太一样，尤其是跟企业的连接。上课非常单纯，只要了解企业的期待，规划课程内容，课程结束就结束了。但「辅导」就完全不一样，企业辅导是陪伴企业走一段变革的路，短则1年，长者超过5年。

这阵子在辅导企业时，有一位人资主管跟我讨论：

公司有一位工龄已20多年的部门主管，人非常和善，只是每天都相当忙碌，甚至会在假日加班。基于关心，人资主管找了这位主管好多次，聊工作状况。

这位部门主管表示他真的很忙，很多需要专业技能的工作部属都不是很懂，他只好自己揽起来做。

他也说，部门的工程师非常年轻，很害怕他们会因工作量太大而离职，尤其现在工程师难找。

他又说，把工作交办给部门同仁，他害怕同仁做得不够好，无法交付他要的产出，想了一想，决定还是自己来做。

人资主管观察，尽管这位主管很会为同仁考察，但部门离职率却很高。

他好奇，主管已经把工作都揽来自己做了，离职率还是那么高，那倒不如直接把工作指派出去，自己还不会那么累，不是吗？到底问题出在哪呢？

这让我想起，当年我在某大型 建筑企业的2个小故事。

制作「工作小时清单」

当年我在生产项目部门，连同主管，部门只有5位同仁。大家都很忙，尤其月底，为了赶工程量，那几天会更忙碌。

那时的我们，总感觉工作一个月比一个月多，客户的需求量越来越多，公司内部采买了新机器，而大主管对于生产管理也有一些想法，常有突发奇想的项目需要执行。但部门也就5个人，怎么算都觉得人力不够。

有一次，我们打算向上争取人力，协助分摊工作负荷。大主管就问了我们：所以这个部门的每一位工程师，每天到底在做哪些事？

我们说很忙，到底忙在哪里？大主管要求每个人都去记录，从上班到下班，每小时的工作内容。

虽然心里有些不开心，但是我们还是去做了。我们把这份清单称为「工作小时清单」。这份清单纪录一阵子后，我们就发现：有些我们习以为常的工作，其实有很多改善的空间。

举例，每个工程师每天大概会收到超过200封信，有些信件可能不是我们要处理的，但我们却会一封一封进去看，因此每个人每天都花费很多时间看信。发现这个情况后，我们开始讨论，先把这些信件做分类，结果发现，80%信件都跟项目生产有关。因此，我们建立了一个部门群组邮箱，只要跟项目产生相关信件，就必须寄到这个群组邮箱。

接着，我们安排一位助理帮忙过滤信件，只要他能回复的，就由他来回复，如果需要工程师回复，再由助理转寄信件给相关工程师。

看信的时间大幅降低，我们因此能够去执行大老板要求的项目。也正是因为这样的调查，我们更清楚同事之间都在做哪些事，主管也更能协助大家提升工作效率，进行工作轮调与分配。

举例来说，主管在看这份调查清单时，发现一份工作报表，我需要花1.5小时的时间制作。他当时马上向IT部门同事开需求单，要求对方写一个程序，让我们可以一键抓出数据、生成报表。有了IT同事支持，同样的任务，只要3分钟就能做完。

主管告诉我们，每个人都有盲区，既然要改善工作太忙的状况，就要清楚表列工作状况，看看有没有更聪明的方式可以采用。

我们第一次做，间隔2周，之后是每半年做1次。每一次进行这样的调查，都很有成效。大家虽然依旧很忙，但忙得更有价值了，与先前的哀鸿遍野大不相同。

不断提问：工作可不可以简化？

公司主管常会要求我们，在例行性工作之外，每年都要有进步或创新的突破。不断地对我们提问：工作可不可以简化？

当时，我申请轮调到质量管理系统部门，这个部门的工作，大多会在每年年度先安排好，如：质量系统稽核工作，内部的5S竞赛项目等等。其中，质量系统稽核工作让我印象非常深刻。

想像一下，如果外部稽核单位来作例行性稽核，需要花2天时间，那5个质量稽核系统，公司就需要10天来接受外部稽核。而每次稽核，我们都要准备非常多数据，工作量着实不小。

后来，我发现每一次质量系统稽核的项目，其实都差不多。我们就想，能不能发展「多合一」的质量系统稽核模式，让外部稽核机构一齐来稽核。这个方法，缩减了每年超过30%工作日，也让原本负责例行性外部稽核工作的同仁，不再有那么多重工。

当年，主管就是这样不断在每次开会时，用「大家想想看，工作可不可以简化？」刺激我们想出各种可能性，再去尝试与调整，越来越好、越顺畅越简化，工作上也越来越有成就感。

身为管理者，一定要了解同仁在做哪些事，并适度的权责分工。不断刺激同仁，才会有更多改善跟创新的思维。

后来，针对这位忙得无法分身的主管，我也给出了几点建议：

1.尝试去做主管与团队同仁的「工作小时清单」Review，每2周1轮，每轮结束时，由个别组员5分钟向大家报告。
 

2.不断在团队中提问「工作可不可以简化」，刺激团队同仁。
 

3.每个单位都可以加入1位助理，同时思考：哪些工作派给助理，可以提高团队效率。
 

4.安排团队同仁与向上1阶的主管对谈，团队主管本人不用参与。
 

5.请公司资深主管（非该主管的直辖主管）从旁协助该位主管下放工作。可以直接请他列席工作会议在旁观察，事后针对关于工作下放给予一些回馈与指导。

6.对上层主管的报告，可以由团队同仁直接负责对上报告，团队主管从旁协助。下放给同仁，能让他成长，没抗压性的同仁确实会走；但没有下放，不让他成长，同仁感到无聊没发展性，也会离开。

如果你是每天都非常忙碌的主管，并且想降低团队成员离职率，希望以上的这2个小故事分享，能提供给你一些启发。