我常觉得我们大家从离开学校到进入社会，最大的改变就在于「多了一些不同的身份」。比方说，多数人至少会多两个身份，你一方面会成为某间公司的职员；另一方面则是工作时间之外的「自己」。毕竟除了工作之外，多数人大概也希望把自己的人生过好。

 

另外，你可能还会是个好儿子好女儿、好男友好女友、好哥哥好姐姐等等。换言之，人的岁数越大，越会有一部分的心会操在别人身上。

 

虽然看到这，有些人可能会觉得学生时代也很忙碌，也有很多事得完成。不过我得说，学生时代与进入社会后的生活，其实还是有本质上的差异。

 

在校时，你多半有老师耳提面命何时要考试、有同学互相提醒何时要交作业，只要依循大家的步调来过生活，多半就出不了大问题。

 

可是进入社会、职场后，很多人会觉得最不调节的地方在于：没有人会来提醒你该做什么了。

 

老板虽然会交办工作，但未必会时时关切进度；同事之间虽然会有支持需求，比方说有人要你提供一个报表、有人来询问你某个数据等等，但他们也不会时时催促你。

 

公司里的每个人通常是各忙各的，等他们下一次再问起某件事的进度时，大多都是死线将至或死线之后了。这时候你若还没完成，恐怕只有挨骂的份。

 

更麻烦之处还在于，大家交代你事情的管道还可能百百种，有的人拨公司分机给你、有的人用Email、有的人用Line等等。在这种信息从四面八方涌来的状态下，你一定会发现自己越来越容易忘掉某些事，可能哪天A工作忘了、哪天B文件没能及时交付。

 

而且这种遗漏还可能不是发生一次，而是会造成恶性循环：一旦你开始忘东忘西，每天就会为了不被骂，优先处理那些拖欠的任务。至于还没被追杀的事情，就暂时先搁置。但过了几天之后，这些被搁置的事往往又会变成那些紧急又会让你被骂的事情。

 

为了降低挨骂的频率，你甚至还可能会开始加班赶工。先把这些最紧急的任务做完，接着把几天后要完成的任务也做点推进。可是，我其实分享过一个概念：当你开始得加班才能完成一些事情时，可能就意味着你的工作管理、时间管理已经出了问题。

 

虽然这种状况一开始可能可以靠加班来补救，可是慢慢地你会发现，加班的帮助越来越不明显，或者你可能需要更频繁或更长时间的加班，才能起到些微的效果。时间一拉长，总还是会有更多急事冒出来。

 

事实上，这类困境的根源常在于，这些急事在之前都是所谓「重要但不紧急的事情」，一开始没人会逼着你做，但你若就此放着不管，就算短时间内没事，时间拉长来看也会给自己带来麻烦，成为将来某些时刻的紧急任务，让人生卡住了。像身体检查、自我进修、或是陪伴家人，不都是类似的状况吗？

 

人生卡住了是很麻烦的。所以这次，我想提供三个建议，帮助刚进入职场的年轻朋友事先避免人生因此卡住。

 

1.空出你的大脑

 

2.有效率地做事

 

3.讲老板懂的语言

 

关于第三点「讲老板懂的语言」，我先前就分享过相关概念。欢迎你透过【提案无法说服老板？因为你不懂「老板的语言」】这篇文章了解更多。

 

这次，我会专注来谈「空出你的大脑」这个面向。至于如何「有效率地做事」，我们下一篇文章再接着说明。

 

关于「空出你的大脑」，我想多数人一开始可能会有疑问的地方是：大脑要怎么空出来呢？又为何要空出来？

 

这概念是这样。

 

请想像一下，某天你一到公司，老板就把你叫过去交代事情。刚被老板交办了工作，你脑中一定会接着思考能怎么处理、该做什么准备。可是你走回座位的路上碰到了一个同事，他突然向你提出一个小问题，比方说某个档案的文件名叫甚么。你可能心想：「这问题不难，等等打开电脑查一下就告诉他。」

 

可是当你一回到座位打开电脑，屏幕上立刻就跳出一个通知，原来是客户寄信来问问题。对方是大客户，好像应该先响应。

 

这时你的分机又响了，是另一个部门的同事来找你要数据。对方说很急着要这份数据，于是你就想说：「那我先处理这件事，其他事情先等等吧。」

 

以上这样的情境，是不是光用想像的就让人感觉非常焦虑呢？甚至随着事情一直涌来，你可能很快就发现，别说是记得所有细节，光是把这些事情记得并确实做完都不太容易。就算想先专注做其中一项，你在过程中也会提心吊胆，担心其他事情先搁置有没有关系。于是很容易慌乱，也很容易无法专注。

 

对此，我的建议是：从出社会的Day1开始，你就要养成「随时记笔记」的习惯。

 

因为记笔记能让你空出大脑的內存；当大脑的內存能空出来，你就能更有效率地工作，而且再也不会遗忘任何事情！！

 

你不妨就试着把每一个工作都列出来，然后根据重要性或其他指标来重新排序。然后你每次就专注做一件事，做完就把这件事情划掉；另外，其他的事情你也都能透过笔记持续记录与追踪。

 

因为所有被指派的工作你都有写下来，所以就不会忘记。知道不会忘记任何事，你在工作状态中就不会感到焦虑，也能专注地完成每项工作，而不是让自己随时提心吊胆。

 

而谈到笔记，我接下来也想分享我自己常用的三种笔记，包含「待办事项笔记」、「各类记事的笔记」，以及「发想笔记」。

 

所谓「待办事项笔记」，就是当我们收到工作指令时，可以把这些指令集中存放的区域。这可以是老板的指令、可以是会议中讨论出的待办事项、可以是同事请你帮忙的事、当然也可以是那些重要但不紧急的私人行程，如身体检查或洗牙等。

 

我们每个月或每个星期，可以从清单中找出这段时间内必须进行的事项，并逐步完成。至于每天，也可以根据工作进展及事情的轻重缓急，再进一步制定「今日应办事宜」。

 

有了这些不同时间区间的规划，我们就不用再花脑袋里的空间去记什么事情要不要做、有没有做、完成得如何了，每天就照着规画执行或微调就好。

 

比方说，某天刚好一切都很顺利，原本排定要做的事一下做完了，那就可以再从待办清单中找一、两件重要但不紧急的事情来做。但若今天排定的事情还没做完，那也没关系，明天再继续进行就好。

 

总之，当你能掌握待办事项的全貌，知道每月、每星期规划要做哪些事情时，自然也就能有意识地在空闲时间安插一些不紧急，但对长期人生而言很重要的事情。

 

很多人常说「工作跟生活要平衡」。所谓「平衡」并非只是回家看剧或耍废，而是有意识地在繁忙的生活中，安插重要但未必紧急的事情，无论那是洗牙、是健身、是读书学习都好。

 

于是，于公于私你都不会放任自己只是整天救火、只是被动地响应别人，而是拿回自己的主导权──有效掌握自己该做的所有事情，然后根据每天、每星期或每月的时间状况把该做的事情卡进去。

 

你多有意识地做这些重要但不紧急的事情，长期而言人生就会有多顺利。在人生还没卡住之前，最好就要有意识地先做这些事情喔

 

说到这，有的人可能还会好奇：「这种待办事项笔记要用什么方式做？」我认为这就看你的习惯，使用纸本的笔记本或软件工具都没问题，关键在于要方便你规划与调整。

 

我自己是用软件工具「Microsoft To do」来集中管理待办事项。这好处在于它是跨平台的，无论是使用电脑、手机或平板都能轻易同步。所以我可能开会时就快速用手机记录，在位置上办公时就用电脑记录，在通勤时间想到什么就用平板记录。

 

如果你是个「实体控」，倾向用纸本笔记本来记录，那也没问题。

 

针对这个管理方式，我之前写过一篇文章详细说明。若你有兴趣，可以到【Joe的时间管理术05 -以遗忘为前提的管理术】这篇文章去更进一步了解。

 

第二种笔记，是各类记事的笔记。

 

我们在上班时间除了要记得被交办的工作，其实还会有很多需要记录的时刻。比方说，你可能在执行工作的过程中查了一些数据、比较了一些方案，或者前辈、主管教你几个工作方法，这些都可以透过这类笔记来记录。又或者，你完成了某些特殊案件，也可以将处理SOP或摘要记录在这类笔记当中，无论是以文字或图解记录都没问题。

 

这类笔记的关键在于必须好记又好找、还要方便记录各种类型的笔记。

 

前几年很多人推崇方格笔记本，但我亲身使用后，反而觉得点状的笔记本比方格更好用。原因在于，手写在点状笔记本上时，下笔能有基准点、避免跑版。另外，当你需要在笔记本上画图或是有比例时，这些点也可以作为坐标，让你记录起来更方便。

 

所以以手写的笔记而言，我个人尝试了不同类型的笔记本之后，还是觉得点状版面比较好用。

 

当然，你要使用Evernote、OneNote或Notion等电子工具来管理也没问题。这类笔记工具的好处在于方便跨平台同步，也方便下标签、下关键字，让内容能分类、或可以快速用关键字搜寻。

 

无论你想用什么工具，关键还是要持续运用在生活中、持续把重要的事情都记录下来。毕竟在职场中，前辈教了我们做事的SOP、给了技术上的指导、或是任何从网络上收集来的数据，只要日后还有用到的机会，就该把它们归档到笔记中。

 

第三类笔记，是发想笔记。

 

这类笔记的记录格式可能相对更多元，有时是文字叙述、有时是图象、有时是你突然想到某个流程或表单等等。以我自己而言，有时候光是课后跟同学聊天，可能都会突然有新的课程想法。若能当场做个简单纪录作为将来开课的参考，绝对是很有价值的。

 

也因此，我认为这类笔记关键在于：随手可用，尤其要能画图。

 

比方说，你可以随身携带一个轻巧好写的纸本笔记本。

 

以我自己这几年实验的结论而言，太小的笔记本虽然好携带，可是不一定好写，比方说皮太软，一定得坐下才能写；或者，想拿来当成发想的画布，使用起来也总会因为空间狭小而有点局限。

 

我也试过使用比较大的笔记本，例如A3尺寸。它虽然好画图、适合自由书写，但缺点是难携带。

 

我这么用下来，觉得最好用的大约是B5尺寸，并且可以平整摊开180度的笔记本。无印良品有好几款笔记本可以做到这件事、价格也很便宜，不过唯一的缺点就是它使用的是比较软的牛皮纸封面，必须放在桌上才好书写。

 

若能负担高价一点的选择，我认为Moleskine的硬壳笔记本很值得考虑。虽然硬壳会让整体重量重一些，但相较于软皮笔记本，它无论是拿在手上或放在腿上都能轻松地书写。

 

如果你想使用电子工具，我则推荐OneNote。因为它允许以上下左右各方向任意扩展，而且在电脑、平板或手机上也都有对应的App，使用起来很方便。另外，它也支持手写笔，当你突然有灵感，只要拿出手写笔，即可记录各种型式的内容。

 

总结这次的分享，我谈到了在职场上和过去在学校不一样，没有老师、同学会再来提醒我们何时该做什么。所以我们得要有方法地管理待办工作，避免让自己陷入不断被任务追赶的恶性循环。

 

你可以靠「待办事项笔记」来记录这些事情，此外，你也可以运用「各类记事笔记」和「发想笔记」，帮助自己把各种收获和发现都留存下来！！