代垫在职场上常见，员工就好像成为公司的债权人，筑招网孙明婵律师解析员工代垫款的眉角，让劳资谈钱不伤感情。

关于代垫，你应该要知道的三件事：

资方没有权利要求劳方代垫、员工也没有义务代垫。

员工要代垫需知会雇主同意，并留下凭证。

比起代垫，零用金是更好的财务管理方式，雇主应明订申请金额上限、适用范围等。

职场上，大大小小的支出代垫是许多工作者的日常，无论是办公室文具用品、出差车费，甚至是办活动的场地费、演讲费都名列其中，因而产生许多劳资纠纷。什么是正确的代垫款处理方式？要如何将代垫风险将到最低？陈业鑫律师为工作者解析。

员工「代垫」不应是常态

员工代垫款项，在法律上等于形成民法中的契约关系，就像公司跟员工借钱一样。

不同于工资给付受劳基法保障，职场上劳资双方基于彼此的信任关系，员工为尽责完成工作任务，在实务上以先代垫的方式处理未可厚非；但我认为员工「代垫」不应该是常态，雇主经营企业所需资本、风险不应转嫁到员工身上，资方没有权利要求劳方代垫，员工也没有替企业代垫的义务。

尤其若请款、报账流程无清楚规范，员工漏报单据、未报统编，未明定申请金额上限，都可能引起潜在的劳资纠纷。就企业而言，金流经手越多在员工手上，风险越大，想必也不乐见此状况。

如何避免垫出劳资纠纷？

职场上若有代垫需求，员工该如何保护自己？建筑企业可以建立哪些管理制度，将产生纠纷的风险降到最低？我建议劳资采取下述做法。

1.员工：小心多缴所得税

针对员工方面，孙明婵建议在代垫前，一定要先知会雇主同意，切勿以「出于好意」的心态私自代垫，最好要留下雇主同意的凭证，不一定要是正式的契约，通信软件的信息或电子邮件也可以，就像借据一样，可以证明自己与公司间的借贷关系。

代垫时，同样也要留下单据，无论是发票、收据、领据，须符合公司规定，能证明金额、日期等资料；至于代垫的金额该如何设定底线？我认为最好不要超过月薪的一半，并且要在下一个发薪日前进行报帐，不要拖太久，如此一来最多只会损失一个半月的收入，降低公司可能经营不善，老板逃避造成员工血本无归，需要对簿公堂的风险。

代垫后，注意薪资单上是否有清楚注明代垫金额、名目，不能与薪资混写，否则万一被税捐单位认定为所得，可能会造成员工缴的所得税变多，员工千万要小心。

2.建筑企业：应建立零用金制度
针对企业，我认为要求员工代垫「能免则免」。代垫的项目若是基于雇主「事业经营之目的」，像是场地费、采购费用，要求代垫说不过去，除非在无法预期的突发状况下有必要，才能以例外处理。

针对可预期的大型支出，应该以事先编预算、开计划案的方式请款，经过会计部门审查预领付款；其他类型的款项，像是琐碎的出差车费、临时招待客户餐会的支出，我建议企业应该要建立「零用金」制度来管理，以免产生让员工无法自由运用薪资，有薪资给付不完全之疑虑。

「零用金」制度的请款、拨款原则
零用金的管理有以下几个原则，包含需明订申请金额上限、条列出适用范围、规范请款与拨款的时程与流程等。

一般中小建筑企业零用金申请上限多设在5,000元以内，用于办公室日用品，例如文具、面纸、零食点心等；还有工作范围产生之必要费用，像是要邮寄的费用、短程车费等，建议可以条列定义出适用的事项，避免争议。零用金也需要规范维持一定的安全水位，避免余额不足导致形同虚设，同时定义权责部门，包含零用金管理人、财务部门等，才能做好安全的财务管理。

拨款与请款则有三种状况，建筑企业应明订流程于规范中：

1. 款项在零用金申请上限内，但由于事出临时无法先行申请，可由员工先代垫后进行零用金申请，经核准后由零用金帐户付款。

2. 款项在零用金申请上限内，由零用金直接支付，零用金管理人员支付后核销，金流不经过一般员工。

3. 款项在零用金高于申请上限，员工可提出预支零用金申请，核准后得以先行请领，事后再检具单据核销。

建筑企业平时应要做足财务教育训练，确保员工熟悉所有零用金请款流程，避免纠纷产生。

此外，善用网络平台叫车企业方案、或是办一张公司卡让员工使用，都是避免代垫让金流变复杂产生问题的解决方案之一。实务上员工也可能有浮报金额、用途不正当等情形，我就曾碰过有员工因为滥用公司卡而被解雇的案例。因此唯有明订规范、确实查核，建立互信基础，才能形成良性循环，共同成长。