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如何抓住会议中的发言时机?

工作会议

 

不论何种时机,发言的目的都是要让会议进度能够推进,如何在发言中提供大家思考方向就是最重要的课题,而要如何抓住会议中的发言时机呢?


「会议」顾名思义,是会有各式各样不同议题需要讨论的场合,既然是「讨论」,那与会者的意见发表与交流就变得很重要,而在会议中之发言也会成为其他同事或主管评价你的机会,但如果选错时机发言,反而会造成反效果。所以,我们需要先来看看不同类型的人,在会议中适合发言的时间点。


如果你是属于生活经验丰富、想像力丰富或是创造力高类型的人,在前期开发阶段头脑风暴的会议中,会议主持人提出问题、询问、寻求大家的意见时,任何你闪过的想法都不要怕丢脸,尽管提出来,最差就是说个笑话缓和大家的气氛,但也说不定能抛砖引玉,成为大家发想的基石,许多好的产品都是在不同人的经验互相碰撞之下才能琢磨出来。要注意的是,你一定要能用逻辑解释清楚提出来的理由,如果太过于跳跃性的思考,反而让人觉得你莫名其妙乱讲话,说出口之前还是要经过大脑的啊!


当然可能有些人不擅长无中生有,没办法这么快地提出新的想法,但针对既有的部分进行后续推演、落地执行有相对实际的经验,那么在开发会议中你可以在主持人问出「各位有什么意见」时提出;在中期汇报或是后期检讨的阶段你也可以抓准「遭遇了某些问题」的时间点,通常此时会议主持人会反问大家有没有什么想法及方法,趁着这个时间点提出你的解决方案,并提出相关数据左证,如此严谨的发言绝对会让你在决策者心中留下深刻的印象。这边的重点就在于有解决方案,千万不要只有批评却没有实质建议,如果留下的强烈印象是「这个人不适合团队合作也毫无贡献」那就完了。


另外还有一种人,比起发想、延伸这类发散型的思考,更擅长收束性的逻辑归纳,那么不管什么类型的会议都有你出场的机会了!你最需要把握的就是每一个突然安静的空气,当大家都安静下来,不论主持人还是其他与会者都陷入沉默的时候,你就可以利用这个机会,将目前会议中的已知信息统整起来,这并不只是为了打破沉默,同时可以让大家确认目前的认知一致,保持沟通的基准之外,也可以为某些信息混乱的同事提供良好的与会基础。这边要小心的是归纳时,很多人会流于「复述别人说过的话」,这样一来不仅让人觉得你是在说废话,还会觉得你是否没在专聆听。


不论何种时机,发言的目的都是要让会议进度能够推进,如何在发言中提供大家思考方向就是最重要的课题,而只要能够成功推进会议进度,主管自然就会注意到你在这其中所扮演了什么关键角色;反之如果你整场会议什么想法都没有、什么话都不说,很容易沦为空气,未来主管在考虑升迁或加薪机会时,就很难注意到你了。好好把握会议中的发言机会,提高自己的存在感吧!

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