想要搞定工作，就要先精通工作流程的5步骤，拿回时间的主导权，才能更游刃有余地处理工作。

有些人事情一多，工作便会手忙脚乱心烦气燥，想要搞定工作，就要先精通工作流程的5步骤，才能更游刃有余地处理工作。事情再多照样做好的搞定5步骤，搞定的5个步骤包括：

1.「捕捉」（capture）吸引我们注意力的事项。

2.「理清」（clarify）每件事的意义与下一步行动。

3.「整理」（organize）上述结果，提出可行动的选项。

4.「回顾」（reflect）选项清单，接着做出抉择。

5.「执行」（engage）决定的行动。

这5个步骤可以灵活变化，如果要发挥到淋漓尽致，就必须要有良好的技巧和工具辅助，并排除想要试图一次完成5个步骤的想法。

捕捉真正要捕捉的事善用收集工具

如果每件事想要做到尽善尽美，就必须知道用正确最有效的方式，去捕捉真正要捕捉的事。首先你要去搜集表示工作上未竟事项的提示，例如急迫要处理的、私人的、职场的、不重要的事、不该如此的事等。

只要是应该、必须或理当去做的事，就会形成未竟事项，此时这些清单就要暂时先存放在收集工具中，直到有时间能够定义及处理时该如何因应。收集工具也就是捕捉的工具，从一般简单到高科技都有，包括实体收件匣、纸张与笔记本、数位装置与录音笔、电子邮件与短信等。

实体收件箱就是各种材质制成的文件架，能够用来收集需要分类的文件与物品，例如重要的会议纪录、信件、杂志、报表等。纸张与笔记本则是可用来书写的笔记本或是空白的内存卡，可以用来记下待办事项，或是重要来电信息，突如其来的创意想法。

科技日新月异，所有新颖的行动科技装置，都可以用来随手做笔记和录音，记下待办的事情。电子邮件与短信则是接收外来的信息及联系用途，都会被安放在某个虚拟空间内，等待阅读及处理。

但捕捉如果想要成功，就必须具备几个条件。一将所有未竟事项逐出脑袋，放在收件箱中；二是收集的工具不能多，只要够用就好；三必须定期清空收集工具，对待办事项做更清楚的定义及决定怎么去做。

判断是否可行动定期检查工作清单

面对收件匣一堆未处理的事项，你要先学会问自己那是什么？是否可行动？如果答案为否，就有3种可能，1.那是个垃圾，不需保留；2.现在不必要行动，但之后可能需要处理；3.可当成参考资料，日后需要时可派上用场。

答案为是的话，就要采取下一步行动，就是为了让事情朝向完成的方向进行。一旦决定好采取下一步行动，就会产生三个选项──立即执行、委托他人或延迟处理。如果事情能在2分钟内搞定，就该在理清时立即执行；如果会超过2分钟，你就要自问：我是执行的合适人选吗？如果否，就委派给适合的单位；如果要花2分钟以上，自己又是合适人选，就必须延迟处理，并记在下一步行动清单（登录至日历）中追踪进度。

而回顾就是要定期检查日历和档案系统中的每日文件夹，确认当天必须去做的事项，再评价其他需要完成的事情。决定执行时，请记得4项限制条件：情境、可用时间、可用精力、优先级。以情境来说，人当下能做什么总会受到环境限制，少数行动可以在任何地方执行，但大多数行动必须在特定地点，如办公室等。可用时间就是何时需要做别的事？如果你5分钟后就要开会，那就无法做需要长时间的任何行动。然后你要评价自己有多少精力及脑力能够执行，并衡量事情的优先级。

想要有所改变，你该好好检查工作方法和工具，拿回时间的主导权，才能在工作和生活中取得最佳的平衡。