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主管下班前才丢紧急任务⋯厉害的建筑人才会怎么回?

建筑人才

 

摘要
上班族或多或少都有类似经验,当你准备下班了,主管才突然找你,说有临时任务请你先处理。这时该如何回应?
主管若常常在下班前交办任务,你必须和主管聊聊,找出原因才能知道如何改善。

 

筑招网小编分享遇到临时任务时的4个应对步骤。
 

上班族或多或少都有类似经验,当你准备下班了,主管突然找你,说有件事情很急,能否请你先处理。我相信,准备下班了的你,当下一定无语问苍天:为什么不提早讲呢?

 

当年我在中建上班的时候,也遇过类似情况,当下自然很生气呀,但生气完之后,还是会切换思维。

 

有一天晚上7点多,我准备下班回深圳,但老板临时找我说:今天早上开会时,处长要求的资料,你能不能留下来帮忙整理?因为明天处长就要。

 

我很了解主管的个性,他每次要资料时都很急,因此询问了情况,发现这个任务有难度。

 

处长要的是3家竞争者的相关交叉分析,可是我手边根本没资料,还要上网查询相关的分析。于是我询问主管,如果是明天中午左右才交件,可以吗?主管说这时间可以,到时再去跟处长做简短的报告。

 

但由于我晚上家里有事,于是跟主管回复,我先回家,把家里的事情处理好,晚一点在家里完成工作。而且,我明天早上还有一个会议,能否请同事代我参加,让我有更多时间完成竞争者分析报告?

 

主管说可以,并指派另一位同事代替我去开会。

 

当天晚上,我花了3小时,隔天早上又花3个小时,总共6小时,才完成的第一版竞争者分析报告,顺利在当天中午前提交给主管。

 

这份报告因为时间有限,部分收集到的资讯仍不够完整,之后会继续补齐,再提供给处长。

 

在这段往事中,其实有一些应对主管的技巧,后来这些技巧后来经过历练,变成很实用的方法。

 

主管会在下班前才指派工作的原因


这几年,我在担任企业顾问时,有很多学员也问我类似的问题,想知道怎么处理比较好?

 

我的看法很简单:如果这是突发的状况,情况比较单纯,就100%协助主管达成目标即可;但若是常常发生,可能就有问题了,试着和主管聊一聊,找出其中有什么问题,才能知道该如何协助主管。

 

常见问题有5个:

主管白天全部都在开会,他有空的时候已经是傍晚了,于是他才在下班前指派任务。
 

主管认为指派的工作很简单,不会耽误同事太多时间,因此他习惯在这个时间点交办工作。
 

可能是对下班时间的认知不同:主管认为你不会那么早下班,但刚好你这阵子都比较早离开。

 

可能是主管的个人因素,他工作都到很晚,因此希望同事可以和他一样晚下班,才会下班时间指派任务,期待同事留下来一起打拼。 
有可能是大主管临时指派任务,主管照单全收,然后再临时交办给你。


其实,这5种情况都有相应的方法,但前提是你得和主管沟通、理清,找出原因。我相信只要你和主管有良好的沟通,是有机会解决问题的。

 

下班前临时被交办任务怎么办?
接下来就和各位分享,应对主管在下班前临时交办任务的4个步骤: 

 

步骤1:以理解心态站在老板的角度思考
询问主管,临时交办任务的原因是什么?当你更了解主管的目的,也许就能让你不再不开心。也可以想想,如果主管会把临时任务交给你,代表他很看重你,因为这种工作,都会给主管信任的同事。 

 

步骤2:清楚了解内容与完成时间
询问工作的内容,并排出优先顺序,哪些项目一定要先有,之后再协助主管补齐。并预估工作时间,再跟主管协调,何时可以完成。 

 

步骤3 : 工作的顺序调整
盘点手边有没有其他紧急与重要的事情,提出来和主管讨论,资源如何调配、工作顺序如何调整。

毕竟主管可能不知道你手边有哪些工作,所以你要跟主管确认。否则就会顾此失彼,也没有让主管知道,这是不好的做法。 

 

步骤4:检讨与反省
直到临时任务完成后,再找时间跟主管聊聊,如何协助主管会更好、交办能否提早?这样才有更充足的作业时间。

 

我个人认为,其实大部分的主管也不喜欢在下班前临时交办任务给同事,他也有他的难处。如果你能协助你的主管,久而久之就能产生信任关系,未来主管有什么好事情,也会有你的份。

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