尽管印度圣雄甘地（Mahatma Gandhi）曾说：「真诚说『不』比为了讨好或怕事而说的『好』更好、更有力。」但现实中，「不」字要说出口，仍经常是个难题。


职场要婉拒自己不想或无法做到的事，有6种不伤和气的沟通技巧。


看场合说「不」


私下拒绝往往比当众拒绝好，旁人的存在会加深杀伤力。如果实在无法避开其他人，最好事后马上找时机再与对方说明。


表现友好，先肯定再拒绝


态度友善，先给予肯定再拒绝，能降低对方「被否定」的感受。与其说：「我不同意你」，不如微笑着说：「你的简报做得真精采！不过某个部份无法完全说服我。」


「贬低自己」胜于「否定他人」


比起单方面否定他人，可以表现谦虚、心有余而力不足的态度适度贬低自己，平衡对方的期望落空，同时记得以「对事」取代「对人」。


与其说：「我不能帮你」，不如换个方式说：「我很想帮忙你，但这件事情我实在也不擅长」，甚至推荐更适合的人选。


巧妙借用别人的话来拒绝


巧妙借用别人的话，同时主动表示歉意或同情，可以让对方知道你的难处，例如：「实在很抱歉，我们公司政策规定不能够……」、「我知道你很需要这个东西，只是我们主管有交代……」当对方知道不是你单方面作主，比较不会归咎于你，也会知难而退。


短暂延迟，可暗示为难之处


毫不留情的立刻拒绝具有强大杀伤力。面对要求时，专心看着对方眼睛，短暂沉默，足以暗示你的为难。


或是把拒绝稍微延迟，告诉他：「让我想想好吗？」、「我再电话跟你联络。」可以降低他的期待，而且用电话往往比当面拒绝容易。


但切记不要拖延太久，痴痴等待却落空会让人更不愉快。


提出替代方案


日本话术训练顾问箱田忠昭有一套「DESC说话术」，他在《这样坦白说，不怕得罪人》书中，以上司聚会后邀你续摊为例，提供不破坏关系的拒绝法：


Describe（讲述当时情况）：「现在已经超过10点了……」


Express（阐述想法）：「我喜欢唱歌，也很想陪您一起去。」


Suggest（提出提代方案）：「下次如果时间早一点，再给我一次机会，好吗？」


Consequence（预告不拒绝的结果）：「假如错过最后一班电车就无法回家，明天的工作可能会出问题，造成您的困扰。」



俗话说的「滥好人」、「Yes Man」，为了担心引起冲突，从不拒绝他人请托，到头来反而要加班做自己份内的工作，甚至影响进度。


◎如果这是你，应该……


1.帮自己设定界线。


主动设立界线，让别人加入你的游戏规则。界线可包含——


‧时间：例如让别人知道你的工作流程。


‧空间：例如谁能使用你桌上的物品或文件？


‧情绪：例如你什么时候会特别生气？


重点是，有所设定，就要有所维持。


2.先掌握你的工作节奏。


日本工作效率专家小山龙介建议，把「80╱20」法则套用在工作矩阵图上，也就是用2成工作时间来消除所有杂事，最能充分达成效率。


3.学习「间接拒绝」法则。


便利贴型人格缺乏勇气直接说不，这时可转用「间接拒绝」，例如：「谢谢你给我这项任务。为什么你会想到我？」、「我手边正在做某项任务，哪些是我可以先搁置的？」间接拒绝其实会开启新对话，反而增进双方关系。


◎如果这是同事，你可以……


1.视为信息窗口。


便利贴人往往是团队里，最有机会和所有人接触到的人物，从他身上可了解到不少正式和非正式信息，可作为组织内的信息窗口。


2.再三和他确认工作目标。


担心得罪人，便利贴人倾向先完成别人托付的工作，自己的任务反而排在后面。此时，更要重新和他确认工作期限和目标，让他知道事情的轻重缓急。


3.注意是否有团队成员占他便宜。


便利贴人被「占便宜」常不吭声。万一看到团队中有成员借此推托责任，也要趁此调整成员的工作内涵。