这节要探讨的是运用个人工作方法的基本领域，这些是每个管理职务都会遇到的，所有项目经理都必须妥善控管这些问题，才会有效能。他们必须确立自己对这些问题的态度，并提出解决方法。

 

1. 时间的利用

 

每个人每天可用的时间都是24小时，但每个人使用时间的方式却明显不同，对时间的认知也不一样。不同的时间认知对每个人造成不同的影响。

 

 

在研讨会上，当讨论时间这个话题时，我经常问参与者：「一年有几个小时？」不需思考或计算即能快速自然说出正确答案的人，不到1％。一年有8760小时（非闰年），这算很多吗？还是很少？全视我们如何使用这些时间而定。每个人每天大约需要8小时的睡眠，扣除睡眠时间，实际剩下的可用时间为5800小时。

 

若要有效能，每个人都应该回答这个问题：我想要如何使用这有意识的5800个小时？否则，他们将无法管理，而是被管理；否则，他们将无法成为有效能的人，无法主宰自己的人生，而是被主宰，然后虚度年华。当然，效能并不意味着每年得工作5800个小时，而是相反：做更少以成就更多。这句话应该当作座右铭。

 

我们应该自觉且谨慎地决定该如何使用时间：我们希望或必须投入多少时间在工作，多少时间在家庭，多少时间留给自己，多少时间放在自己的兴趣和再进修等。若无法有系统地思考这些问题并做出决定，极可能被环境主宰，或是浪费时间。

 

帮助我们充分利用时间的最佳工具是行事历、日志簿。经理人应该尽早开始规划行事历，太多人拖太久才规划。建议提前两三年确定关键事项。不需太过仔细，只需要大概轮廓即可。就算届时无法完全依照计画也没关系，免不了会出现预料之外的状况。或者，更正确地说，这是项目经理在现实生活中无可避免的事，但不会降低行事历对我们安排时间上的必要性。

 

 

因此，小编尤其建议大家制定长期的规划，那些因职务关系而对时间有许多需求的人，多数也无法在短期内有任何改变。项目经理未来一年的会议行程，通常很早就已经排定，这是无可避免的结果，项目经理若想要彻底改变，必须从长计议。无论如何，一定要有个明确的改变起始点，否则什么都不会变。无法控管时间、有效利用有限时间的人，永远无法成为优秀经理人。想改善对时间的利用，先从思考以下问题做起：「我应该停止做什么？」

 

2. 身心健康

 

个人工作方法也包括适当照顾自己的健康。体能锻炼对个人表现及心理和情绪状态都有正面的影响，每个人都需要。关于体能锻炼的各种方法，在此不多加细述。诸如耐力训练、柔软度及平衡感练习，以及少量肌力训练，应足以避免许多职业伤害，包括背部疼痛等文明病。健康的人随时都能有很好的忍受度、接受度，且有好心情。

 

Part 2 第9章曾提及自生训练及其对身体和心理健康的影响。小编曾利用这种方法、保持正向积极的态度，帮助我克服自我极限及增进表现。自生训练也适用于工作方法，因为放松、再生、专心亦有助于有效工作。

 

 

3. 处理输入资讯

 

经理人的办公桌或电脑里永远有不停流入、堆积的东西，而且流入的东西与日俱增。在大多数情况下，多达80％的电子邮件都有附件。

 

项目经理每天、每个小时都得面对，我把这些东西统称为「输入资讯」（input），不论必要与否、有趣与否、重要与否、书面格式或电子格式。

 

所以，每位项目经理都需要我所谓的「输入资讯处理方式」（input processing system）做为处理这条洪流的方法。有些经理人的办公桌总是保持整洁，但大多数经理人的办公桌总是一片混乱：整理过或未整理过的堆叠、通信、报告、备忘录、档案、书面纪录、便条、报章杂志、书籍等。许多人不仅办公桌堆满东西，办公室里每一个平面处都堆满东西，甚至连地板也不放过，更不用说他们的电子档案系统了。

 

有用的「输入资讯处理方式」始于思考以下几个问题：哪些事项该由我亲自处理？哪些事项必须或可以交给他人处理？哪些事项可以稍后处理，或是需要时间处理，因此必须稍后处理？这些问题的答案中包含把工作委任他人的技巧，以及区分事情轻重缓急的技巧。

 

4. 妥当使用电话、传真、电子邮件

 

通讯科技的发展，已使得时空限制变得毫无意义。如今，我们打电话给他人时，不需考虑他身在何处。这一点虽没能引起媒体太大关注，但这是近期影响最大的变化之一，也因此从根本上改变了我们的工作方法。只需观察其对办公大楼的影响即可略知一二。然而，目前的通讯科技技术发展还没到预计完成的三分之一。

 

另一方面，沟通本身却落后于科技。事实上，沟通明显变差了。在每家公司的问题清单上，「沟通困难」几乎都名列前茅，就连小型公司也是如此。

 

现在比以往任何时候都需要自律及自我管理。在当今社会，人们的生活技能很大程度取决于自我管理能力，这一点在有效沟通方面尤为明显。除了不断实验和测试之外，我们应该持续自问：以我目前的情况，该怎么做才能更有效能？

 

尽管有种种其他的电子通讯创新，对绝大多数项目经理而言，电话依旧是重要工具。电话的诞生虽然赐福人类良多，也显著提升效率，但也可能因它而受害，尤其是行动电话。因此，项目经理必须明智使用电话，避免成为电话的奴隶。多数人一想到打电话，或是接收到外部因素刺激而兴起打电话的念头，就会冲动本能地立即拿起电话拨打，通常这不是一种好的工作方法，同样地，随时接听电话也不好。

 

遵循以下三项非常简单的原则，通常就能使我们的工作方法明显改变与改善：首先，在拿起电话拨打之前，先想想别种通讯工具是否更能达成目的；若电话确实是达成此目的的最佳工具，就应该先准备好谈话内容，否则很容易沦为费时的闲聊；不要想打就打，最好区隔出一段专门打电话的时间。虽然，电话的重要性不容质疑，甚至还可能提高，缺点是可能导致欠缺准确和冗长啰唆。适当地改用传真、电子邮件及信函，就几乎能完全消除此缺点。通常，书写方式比口头方式更简洁且更能准确表达，对习惯使用电话的人来说也是如此。

 

5. 准备文件

 

项目经理不仅要阅读很多东西，还得写很多东西，未来也不可能有任何明显改变，因此工作方法中必须包含有效率地准备文件的技巧（不论书面或电子方式呈现的文件）。

 

十年前，即使是高级项目经理也无法想像自己需要亲自写电子邮件。现在即使打字能力有限，仍比其他沟通方式快速、容易许多。另一种则是口述录音机，在许多行业中，学会使用口述录音机是项优势，项目经理能加倍提升生产力。