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「就是开不了口让你知道」员工开会不开口的5大原因

 

员工沉默是目前职场上,尤其是主管面临到的最大问题。许多员工,甚至主管不在公开场合或开会当中表达意见,大多是怕问出「蠢问题」,让人质疑工作能力。

 

又到了主管会议时间,不见口沫横飞的对话,取而代之的是让人冒冷汗的沉默。总经理问大家有没有什么意见?个个闷声不吭;问大家有没有问题?个个紧闭双唇眼望地上。总经理有点恼了,因此开始要求至少一级干部要提出想法。

 

「研发部主管,对于年度目标有没有意见?」他开始点名。

「报告老板,没有!研发部一定全力以赴。」总经理的嘴似乎一下子被堵死。

「那,行销部经理呢?这个目标还可以吗?有问题要现在讲呀!」总经理急了。

「报告总经理,目标有点挑战,因为今年上游的厂商订单来得比较少,这是大环境的改变,我们知道问题了,会想办法克服的。」

 

总经理对于这个充满自我激励的对话,一时不知道该怎么评论。开会时都没意见,可是底下的员工怎么做起事来,又抱怨一大堆⋯⋯?

员工建言,对公司来说是非常重要的资产。但,员工沉默是目前职场上,尤其是亚洲主管面临到的最大问题。

 

如果你曾经担任主管或是主持会议,你应该有很高的机率,会碰到「没有反应」。主持会议的你,可能会着急,可能会生气,你不断问:「请问有没有问题?」、「哪个地方需要再说明?」你语带威胁地说:「没问题我就要开始进行下一个阶段啰。」、「不要现在不说,然后之后问题一大堆。」你知道没用,但你还是继续问,毕竟,接下来你也不知道要说什么。

 

了解员工不开口的背后原因

到底为什么许多员工,甚至主管,选择不在公开场合或开会当中表达意见?根据我长年观察,以及学术的研究,综合出以下五个原因。

 

1.不敢问:担心自己问错问题

这是最常碰到的状况。尤其是资深员工或主管,很怕在公开场合问一个「蠢问题」,让人质疑工作能力。有这层担心后,因此,选择先「观其行」,自己再决定要如何回应。此种姿态可以让自己立于不败,减少犯错。

 

2.不敢问:担心说了会有情绪反应

许多同仁或主管其实已经知道原因,也有自己的想法,但是,心里也知道一旦这件事在公开场合被提出,会惹主管不高兴,所以宁可不发言。如果之前有被斥责的经验,更会选择不开口,自保为上。

 

3.不懂问:担心谁说,谁就要做

发言代表提出意见,有时还得对自己的「言行负责」,结果揽下更多责任,自找罪受,实在划不来。

 

4.不想问:刻意给予冷暴力

故意不表态,刻意不说话,也许脑中有想法,也许曾经有经验,但是决定「视而不见」,以冷暴力表现。此种不理会、不表态、不给意见的行为,类似隐性的报复,目的要让对方精神受创。问话的人可感受到冷冷冰冰的敌意,但却说不出具体,抓不到把柄。

 

5.牵扯到私领域

「私领域」是每个人存在脑中的生活概念,是一个不想被公众干扰的生活领域,在许多案例中可以观察到,员工沉默并非他刻意的敌意行为,反而是因为有难处,担心他的发言会揭露或影响他的私领域,而不方便开口。例如,员工希望未婚生子也有育婴假、希望少加班完成EMBA 学业等。

如果你担任主管职,想要改善员工的沉默状况,我建议从软性沟通开始处理这个问题。

 

建立平台

建立平台是创造有效沟通的方式之一,平台的建立与否,主控权来自于主管。假如主管不做这件事,员工刻意和主管建立平台,就会变成「拍马屁」。很少有员工承担得了这个字的非议,因此,主管有必要把非正式沟通视为管理手段。

 

主管和下属建立平台的关键,就是要放下主管的身段。例如:在中午时间和部属吃个饭,透过午茶和员工聊聊家庭生活、休闲生活,不谈公事,就只是增进彼此了解。久而久之,员工卸下心防,你也比较知道为什么之前某个员工对某件事会有那样的反应。

 

当双方都处在非正式的沟通环境中,真实的情绪会以礼貌的方式释放,你和下属的情绪有效地交流,沟通自然顺畅,情绪耗竭得到疏通。

 

有时,员工要的只是一个吸引他跟随的理由,身为主管要留意的是,不要觉得公司大、招牌亮、薪水高,永远可以找到替代的人,就无视员工的心理需求。

 

每个员工都是公司的资产,都承载公司的知识,要尊敬员工,谢谢他们的付出。当一个主管能在合适的时候放低姿态,不带预设立场,员工自然乐意跟随。

 

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