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主管必修课:好好听、慢慢说!

 

听话不要听一半,用心听、虚心听,是每个主管都要有的自我提醒。
最近有个场景令我印象深刻。我请了一位外部的法务主管过来,协助处理一件跟版权有关的案子。他来开会时,带着他的法务专员。一开始,这位主管说,先请他的同事解释给我听,结果对方才讲到第二条,他就急躁地打断:「执行长,我来补充,这个意思是……」。讲完这一段,他跟同事说:「你再继续往下讲。」说不到两句话,他又插嘴:「是这样子的……我来说明……」。同样状况连续发生3、4次,最后我忍不住开口:「为什么不让他讲完?你让他好好讲完,我一样可以明白。」这位主管才停下来。

 

我不是不能理解他的动机,或许他担心下属说错话,不小心得罪客户,但他显然没有考虑下属的感受:在主管眼中,自己显得很笨拙,上不了台面。跟着一个对自己没信心、又毫不留情打压的主管,未来还有什么发展?


其实,很多主管都有类似盲点,急着赢得认同,所以特别会讲话,却缺乏倾听的能力与同理心。沟通时,不重视对象是谁,应该如何让对方理解,只顾着说自己想说的。我最怕遇到这种滔滔不绝、说话「没有句点」的人,完全无法对话,给予回馈;又或者,即便我回应了,他也没有听,只顾着抓住机会思考,待会要如何继续说服我。问题是,当你的姿态愈强势、态度愈急切,效果往往适得其反。

 

回到最初这个例子,应该怎么处理比较好?不妨分成「事前、当下、事后」3个不同阶段来看。

 

最理想的状态,当然是进入会议室前,先确认如何发言。若是这一步没做好,会议中发现下属表达不佳,第一次介入后,最好自己全权负责直到结束。这样通常不会引起注意,反倒是一再从旁打断,会凸显两个人缺乏默契,准备不足。

 

换言之,「事前」才是主管最该发挥功能的时刻。不管是透过讨论还是演练,主管必须协助下属在上场后达到最佳表现,而不是在这些重要场合中「即兴创作」。

 

至于「事后」,主管得先检讨自己,是不是任务交代不清楚?还是对下属的能力评估不够精准?并且要让下属有机会说明。这才能让下属真正从经验中学习,并感受到他有一个具备包容力的主管。

 

有个小故事很适合作为这个题目的注脚。美国知名主持人Richard S. Linklater曾在节目上访问一位想当飞机驾驶员的小朋友:「如果你的飞机飞到太平洋上空,所有引擎都熄火,你会怎么办?」小朋友想了想说:「我会告诉飞机上的人绑好安全带,然后我挂上降落伞跳出去。」

当现场观众笑得东倒西歪时,小朋友的眼泪却夺眶而出,Richard S. Linklater问他理由,小孩回答:「我要去拿燃料,我还要回来!」

 

这就是「听的艺术」。听话不要听一半,用心听、虚心听,是每个主管都要有的自我提醒。

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