刚接下一个新的项目、刚加入一个团队,此时我们可能会遇到平日毫无往来,并不太熟的同事。除了对方的姓名与职称,我们对他一无所知,这样该如何有效协作?在工作开始前,彼此先沟通好五个问题,可以加大合作成效:项目的目标和进程是什么?责任如何归属?各自习惯的工作方式是什么?如何提供回馈意见?我们需要对方怎么配合,才能加快执行效率?
当今组织由各种相互依存的团队组成,协同工作日益频繁;而随着公司成长(或缩编),并调整组织,以保持灵活敏捷,团队的组成也不断演变发展和变动。你或你的同事都有可能刚接下某项职务,或是刚加入某个团队或组织,因此必须跟不认识的人协作。
协作有时是一把双刃剑,一方面可以带来更多创新,并改善工作成果。史坦福大学(Stanford)一项研究发现,合作可以加强个人的内在动力,受试者在面对艰难的任务时,坚持时间因此延长了64%,而且兴趣更高、精力也更旺盛。但合作的坏处,你我都很清楚,就是决策过程因此大大拖延,结果往往是无止境的会议、电话和电子邮件,据估计,可占用员工80%的时间,导致员工没什么时间做自己的工作。若再加上其他因素,例如,彼此工作风格不同、不清楚对方的期待等,合作的过程有可能很不顺利,充满挫折。
话虽如此,跟不认识的人合作,也可能产生成功的结果,还能建立新的关系。我就有过这样的经验,不但和我的共同主席一起把妇女会议办得很成功,我们也因此发展出一段长达二十年的情谊。
很多人往往在彼此简单介绍过后,就直接进入「开始工作」模式,但如果能暂停一下,先和你的新同事一起讨论下面几个问题,你们不但能因此更了解彼此,合作也会更有成效。
我们这个项目的目标和流程是什么?请花一点时间,阐明各自对成功达成目标的定义,以及通往目标之路该怎么走的看法。你应确保你们是朝相同的方向努力迈进,而不是怀抱不一致的目的地。不论是架设新网站、争取新客户,还是推出新产品,界定目标和路线图,能帮助你们了解,什么是彼此心中重要的事,并开始建立互信,一起投入共同的目标。
谁负责做什么,以及何时完成?Slack在2019年进行的一项调查发现,明确的责任归属,是良好职场协作的最重要特征之一,但调查也凸显出,这是新兴小公司和较大型企业很常见的问题。一开始就厘清各自的责任,不但有助于均衡分配工作量,还能避免无意间越界冒犯对方,或是重复做同样的工作,甚至可以预防抢地盘的行为。由双方共同约定谁承担哪项工作、何时完成,可以让分工更明确,并加强责任感。此外,跟同事定期开会检视进度,可以使达成目标的机率提高95%。
我们各自偏好的工作风格和长处是什么?工作风格的差异,可能会引起不满或冲突。但只要事先讨论,彼此充分理解,反而能使合作更有成效。理解彼此的长处,不但有助于决定怎么分工,你也会因此知道,有哪些地方是自己会想征询或听从同事意见的。我在创办领导力培育公司时,才刚认识我的共同创办人不久,她的宏观视野、创新想法和行销专长,帮助我们塑造公司愿景、界定目标市场,并创造出产品需求,使我们一开始推出的课程非常成功。至于务实的我,则特别关注细节和后勤,加上对财务的敏锐度,确保我们的创业计画不但能顺利执行,同时还能获利。假设我们在创业之初,没有察觉到彼此不同的工作风格和长处,我可能会认为她的想法太不切实际,她也可能觉得我的务实太绑手绑脚。相反地,我们善用彼此的差异,以创造优势。
我之前有一位客户,名叫拉吉(Raj),是一家管理顾问公司的合伙人,该公司的团队每几个月就会变动一次,于是,他制作一份档案,说明自己偏好的工作风格和长处,称为「拉吉使用指南」。他会把这份档案分享给团队里的新成员,并要求新成员也说明自己的工作风格和长处,这样彼此的差异才能被善用,而不是导致误解或冲突。
我们何时、如何对我们的合作关系提出回馈意见?在开始合作之初,先建立回馈意见的流程,可以大大减少日后有意见要反应时的尴尬。这样做也能增进你和合作同事之间的关系。你可能真的很感激同事为项目带来的创意,但上次召开会议时他没有做好准备,害你不得不延后一个重要的决定。同样地,你可能也会有盲点,看不到自己的贡献在哪里,以及同事可能希望你在哪些地方做得更多(或更少)。
我们需要对方怎么配合,以便把工作做到最好?我们常会假设别人的做事方式跟自己一样,或是假设别人知道我们希望他们怎么做。情况往往并非如此。而且,如果你是跟不认识的人合作,厘清这个问题就更重要。要充分理解彼此应该怎么配合,以便大家把工作做到最好,你们必须清楚表达自己的需求。例如,你可以说:「我如果有时间先想清楚要讨论的议题,会更能做出贡献。你能不能在开会前把议程重点先发给我,让我在讨论之前,先把问题好好想清楚?」如果你觉得自己在容忍同事的某些行为,那么,这不只是提出回馈意见的机会,还可以趁机提出早就想讲的请求。例如:「周末收到电子邮件让我压力好大。除非真的很紧急,你能不能等到星期一再发送?」
与你的新同事互相问这些问题,并一一回答,就能确保你们的合作可以成功达成任务,还能建立正向的职场关系。
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