网络公布栏发出mail通告着一系列公司即将引进的代理商品,及预计实施的一系列产品教育训练课程表,Alex看到之后,直接跟隔壁座位的Simon大声地说:「拜托噢~你看到没?这些产品都不是一线品牌,也没有比现有的产品强到哪里去!为什么还要浪费资源去代理啊?」。
Simon也附和说:「是啊,还嫌我们要卖的产品不够多、事情不够忙嘛?一大堆的课怎么上得完啊?」。
2个人一人一句的念个不停,整个办公室超过一半以上的人都听到了,让Eason心里很不痛快,但却又不想立即跟他们在这个话题上展开对话,因为Alex和Simon都是业务部名列前茅的Top sales,如果他这个主管,在办公室里和2个资深业务,针对产品有争论,他担心这个议题反而会变成焦点。
但是,公司引进新产品就是希望能够扩大产品的涵盖客群,并且让获利率能够加速提升,但是却遭遇到部分的业务同仁的消极抵制与反弹,这也让Eason很困扰,而且不知道该怎么做,才能改善这个问题。
没有沟通,就像要你的士兵蒙上眼睛往前冲!
多数的组织都必然会遭遇一个相同的问题:「组织的策略无法让所有人满意!」因为,这原本就是一个无法100%达成的目标。所以,我们必须先清楚地知道:无论再怎么好的策略,都必须要有良好的沟通,否则就会变成「下情无法上达」、「有想法却没作法」,徒有策略却无法透过组织的力量落实执行。
德国哲学家Habermas在其所提出的「沟通行动理论」中(Theory of Communicative Action)就特别强调「沟通理性」(rationality),而其主要的精义就是:「要透过启发沟通对象的自主思考,及对于沟通内容的理解与思辩,才能够最终产生确实的认同。」
然而,许多企业在执行所谓的公司策略时,多数时候,并没有办法完整地与基层员工进行沟通,甚至是由高层决策之后就径自公告实施,因此,难免就会造成基层员工因为不理解,或因对其工作产生影响而有所反弹。
如何让沟通变得简单又容易?
许多经营者或是公司管理阶层可能会觉得:「公司的政策就是公告之后,层层要求落实就对了,越多沟通只会创造出更多杂音与意见,徒增困扰与管理的困难」。也或许有一些主管觉得自己并非口才一流的沟通大师,坚持要做这些沟通的工作,反而会造成自己的负担也未必能够达到目的,所以索性就省下这些烦人的过程吧。
但实务上,沟通并不一定要弄得那么艰深复杂,尤其是当企业能够建立一个信息透明、愿意接纳建议的信任文化,任何的沟通都将变得相对容易。因此,要使沟通变得简单有效,有下列几个做法可以参考:
1.将公司的核心价值以简单易懂的一句话说出来
例如:「科技始终来自于人性」,或是:「只有远传,没有距离;靠得更近,想得更远」,让顾客、员工都对企业的价值观产生认同。
2.定期公布公司的重大信息
包括:人事异动、经营绩效、重大事件、业务动态…等等,让公司多数信息能够透明化。
3.设置公司与员工双向沟通的管道
例如:电子化的员工内部刊物或社交平台(Mail、App or微信,钉钉@..)让员工可以反映意见与建议。
4.透过由下而上的政策讨论,发展公司重大政策方向
让事业部门拟定自己的发展策略,再逐层堆叠与聚焦形成公司的长期策略,可最大可能地凝聚大家的共识。
5.公司已定案要推动的政策办法、或策略方向,可以在正式公告前,先以小众且密集沟通的方式来强化落实的成效
例如:先做所有部门主管的沟通说明,再分别至各部门由部门主管协同对员工说明。
多一点耐心倾听,沟通效率大幅提高!
无论哪一层主管都非常容易犯下的错误:缺乏倾听的耐心!
也因此,很容易让自己和员工之间无形中增加了许多距离,因为,每当员工表达意见或是提出看法,主管都没有耐心听完就做出裁示,这样的结果最容易让同仁感到不被尊重,也会对于自己的建议是否会被主管接受感到怀疑,最后,就会认为公司的决策都只是少数主管的个人意志,进而缺乏认同与成就感。
所以,多一点耐心倾听同仁的意见,适时给予回馈及讨论,并藉由同仁提出意见的同时,尽量将意见与公司策略的同质性连接起来,让同仁能够对公司的目标与策略产生认同与信心;而非以主管的权威,强势地表达要求,以免让沟通适得其反。只要能够善用倾听的技巧,自然能使沟通变得更简单有效。
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