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别等员工集体离职才发现内部问题!发现危机征兆这5步骤能有效杜绝!


宥廷:「喂∼明伦你在座位上吗?我想跟你讲一些事,但不方便在公司里谈,中午一起吃饭好吗?」


明伦:「什么事?干嘛这么神神秘祕的?我待会儿要出门!你就在电话里告诉我吧!」


宥廷:「好吧∼没什么时间可以拖了,我就直接跟你说吧!我已经丢了辞职信给老板了,他今天早上约我谈过了,基本上,我先前跟他反映的所有问题,他没有一项有正面直接的答案,只叫我不要想太多,好好把现在的工作努力做好,等于告诉我:没有任何事情会改变!我只好坚决辞职,只做到这个月底咯!」


明伦:「哇∼那你这一走,这两个月我们部门已经离职三个人了!那你们留我在这里孤军奋战,太没道义了吧!我也要跟老板提辞呈了!」宥廷:「不是我们没道义,实在是老板太没魄力了!跟他反映的问题他没有一件事可以帮忙解决,只会叫我们不断地配合其他部门的要求,说好了的调整和应该给我们的资源,最后不是打折就是跳票!在这里继续做下去也不会有改变,还不如早一点另谋出路!」


主管别当吃问题的老虎机


我们在组织中经常会发现许多被隐藏起来的问题,而且多数只有在与即将离职的员工面谈时才得以被挖掘出来,这些问题属于下列几种性质居多:

 

1.属于公司政策层级,并非部门主管可以裁决。

2.属于需要跨部门协调,或是目前缺乏明确规范,只能循惯例执行。

3.属于资源分配或权责划分的性质,需要更高层主管的裁示。


从上述的特性即可发现:一个组织的制度设计往往很难面面俱到让每个部门的权责与分工完全无缝接轨,并且可以涵盖所有的需要,也因此,组织中跨部门的协调与沟通就是效率提升的关键,也是最常发生问题的地方。


如果我们又忽略对于缺乏经验的主管的辅导,很容易就会在组织中摆了一部「吃问题的吃角子老虎机」,而这样的情况更会让小问题演变成大麻烦!


轻忽组织警讯将引发破窗效应

 

当一个组织的领导者没有发挥应有的功能,就像是人的某个身体器官出了问题,一定会出现一些生理的反应与病兆,例如:组织成员的士气突然变得低落、纪律变得松散、效率或服务质量降低,甚或是离职率变高等,都是应该要特别留意的现象。


如同犯罪心理学中著名的破窗效应所述:一个破掉未修补的窗户,会招来更多的石子将其他的窗户击破,最后引来犯罪者破门而入。如果我们忽视了组织所呈现出来的警讯,这些行为就会逐步地扩散甚至变本加厉,到最后无法收拾,而成为组织的危机。


及早发现危机征兆,5步骤有效解除危机


当你发现公司存在着一个有信任危机的部门,千万不要心存侥幸或是置之不理,立即采取有效的措施是最好的策略,而下列的步骤可以帮助你有效的解除危机:

 

1.由上一层主管建立直接面对组织成员的沟通管道,清楚厘清信任危机的来源,并将被隐藏的问题逐一整理出来。

2.针对问题逐一检视,并且给予组织成员清楚的解决方案,即使有不能立即解决的问题,也要给予明确的回复或是合理的解决时程。

3.对于组织架构或是跨部门协调问题,应该尽可能借机建立明确的规范,避免问题现况被解决,但很快又发生类似的问题,将更令人觉得失望。

4.如果原主管确实未能发挥应有的职能,应该明快地进行调动与调整,让组织能够有权责分明的观感,同时也要对该主管做好机会教育及训练,才可以再给予担任带人主管的历练机会。

5.对于组织运作应该适时建立跨层级、跨部门的对话机制,如定期的跨层级会议、跨层级的一对一(one on one)面谈、人资部门参与跨部门的意见反映会议等。


透过以上的方法,目的就是希望让组织在信息透明的状况下运作,并且让所有组织成员对于主管及组织的制度具有强烈的信任感,相信透过沟通与反映可以解决所有的问题,如此一来,才能够让大家相信这个组织可以建构出自己期望的未来,而愿意全心全力完成这个组织所赋予的任务。

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