办公桌，就是上班族的战场。办公环境整齐与否，不只是清洁习惯问题，更会影响工作效率，也是自我管理能力的标志。

 

A君桌面整洁，文件归位清楚，需要的数据立即就能找到；B君则是纸张散落一桌，公文放到哪里也搞不清楚。老板对二人的能力评价，自然是心中有数。

 

从个人办公环境，可以观察一个人的自我管理能力。办公桌收纳与文件归档是否井井有条，会影响到工作效率。几乎可以断言，一个不善于「整理」的人，很难有优异的工作表现。

 

不只收得整齐，更要收得好用

 

想拥有清爽的办公环境，必须先「收拾」再「整理」。收拾的重点在于丢掉没用的物品，这样才能减少找东西的时间；而整理不只是将物品「收得整齐」，更要「收得好用」，方便自己立即收纳或取用任何物品。总之，必须掌握6个基本原则：

 

1.舍得丢：超过时效、与工作无关、失去兴趣的东西就要丢掉。

2.分类清楚：可依主题或客户别，妥善加以分类。

3.内容物一目了然：运用标签，以便快速了解档案数据内容。

4.东西要随时找的到：如果东西太多，可制作「索引」。

5.整理之后忘掉：将物品安置的很好找，不必记住东西放哪里。

6.让东西消失在眼前：数据放进数据柜，文件放进文件盒。

 

增加座位隐密性有助于提高专注度

 

虽然办公室不是专为个别员工设计，但只要不影响其他同事，还是可以稍作改造，营造一个有利工作的环境。

 

虽然同事座位之间，有用分隔板隔开，但若能再适当增加隐密性，对提高工作专注度会有帮助。做法是在办公桌正前方，放置一个宽约80～120公分、高约50公分的ㄇ字体书架，置放文件和书籍，感觉会像在洞穴里工作，更能集中精神。

 

为节省空间，电脑可购买轻薄的液晶屏幕。除非工作完全靠电脑操作，否则最好将屏幕放置在桌面两侧，需要使用时才转过来。另外，尽量使用多孔插座，以免脚边电线交缠，造成视觉凌乱。

 

色彩规划也相当重要，若办公环境五颜六色，容易有不安定感，最好采用同一色系，颜色不要超过3种，以形成色彩的和谐感。

 

桌面只放「最常用」物品

 

办公桌就是上班族的战场，在收纳的时候，必须以工作效率为最高原则。可按照「使用频率」来分类，每天必用物品如文具、便条纸要放在桌面，节省寻找时间；偶而使用如胶带台、削铅笔机，可以放进抽屉；很少使用的旧数据，就收纳在下层抽屉或移至数据柜。但无论放置何处，都要摆在「固定位置」，甚至可制作一张收纳表单，注明各项物品摆放位置，以备忘记时做为参考。

 

如果桌上整理干净，抽屉却是乱成一团，那就没意义了。整理抽屉时，应将常用品置于外侧，少用的放内侧，并且运用隔板，使同一抽屉内的物品有所区隔。若东西实在太多，又不知该不该丢掉，可先放在有「？」标示的袋子里，如果半年都没有使用过，就可以丢弃。

 

立即分类，固定丢弃

 

名片、书信传真等文件，很容易散落遗失或造成凌乱，只要把握「立即分类、固定丢弃」的原则，整理起来就不难。

 

每天交换的名片日积月累，但真正有用的名片顶多100～200张。可将其中较常联络者，依姓名顺序放在桌上的名片盒，其它则放进大名片本，需要时才取出。

 

若想要有效活用，最好在交换名片后，趁着还没遗忘前，赶紧在名片上注记「对方特征」、「会面日期」、「会面地点」，日后再度见面时，就能轻易回溯记忆。

 

超过时效的邀请函、多年前的贺年卡，该丢就直接丢弃。若信件还有用或具特殊意义，则统一存放到专属文件夹中。之后再收到信件时，最好立即注记收信日期，将其中关键内容画上记号，若不太重要的就当场丢掉，并定期检阅文件夹，清理超过时效的信函。

 

办公室档案可运用索引与标签

 

至于办公室档案管理，只要做好主题分类建档，并且活用索引和标签，日后想要从成堆的文件资料里，快速找到需要的那份文件，就一点也不难。

 

建档时，首先得区分「需要」和「不需要」的数据，先确认这份数据是否真的对自己有帮助，将无用的数据清除，避免被泛滥的信息淹没。

 

数据应依主题分门别类，例如将同一个企划案的数据，统一放置在立体文件袋、塑料文件盒中，并运用标签或彩色透明夹进行分类，以便于日后找寻。

 

此外，计算机档案也是文件整理的一环，可以按照主题或作业软件来分类。但更重要的是数据备份，即使随身硬盘已经相当普遍，最好还是固定用光盘刻录备份数据，以防意外造成数据损毁。