一开始我做事时不习惯跟老板回报,我觉得凭自己的能力自己就可以把这件事情搞定,为什么还需要回报?由于我的「自视甚高」让我吃过了很多亏。
一开始都以为凭着自己的聪明才智,就可以很快有很好的表现,然后让主管信任。但是事与愿违,职场是一个长期抗战,信任感要建立起来最少也需要半年。跟我设定的差太多。
跟老板定期回报
后来我才知道,自由是要付出代价的。如果都不回报,就必须做到完全都没失误。但我知道自己不可能做到,所以我还是乖乖在有可能失误前快点回报吧。
因为工作特性的关系,每个项目都会换一次老板,而且老板通常不只一个。所以我靠着「回报」这个能力,很快就能建立与新主管之间的关系。也找回了我在职场上的掌控感,因为任何在职场上的配合都是从「信任」开始。
老板跟我们想得不一样,老板要的不是「省事」而是「掌控感」,当最后一刻才慌慌张张「交卷」给他,通常带来的都是不是惊喜而是惊吓。我在研究所的时候就是专搞这种事。我每次拿我觉得做的「很好」的东西给老师看,他就会吓到,因为明天就要交卷了,而我做出来的东西却不是他要的。
老板会这样想也是正常的,一般我们会认为老板什么都懂,但老板其实对第一线的了解是最少的。第一线的消息,必须要透过像我们这种第一线人员回报,才能够知道真实情况,不然就要仿效乾隆皇下江南了。所以才会时常有新闻报导说:「公司倒了,老板却是最后一个才知道」这一种「离谱」的情形。
一开始认识新老板的时候,一定要有意识地定期跟老板回报,使新老板产生「确定感」。不管遇到什么样的老板,都要在一开始就积极建立信任。等信任建立完成之后,你就轻松了,因为老板也不太会去理你在做什么。
建立信任这件事,随着个人品牌建立与回报的功力提升,会越来越快。一开始可能需要半年,最后可能降到一个月内。反之,如果过了几个月才开始做这件事,那你基本上永远建立不起信任感了。
面对老板的响应不用感到生气或是手足无措,只要赶快把那些东西「改掉」就好,因为这种事是每天都会发生的,所以不用过度放大。如果老板说的建议你不认同,不要自己默默地接受。先推看看,或许老板会回心转意也说不定,默默接受长期下来会得很痛苦。
跟老板定期回报的概念,就有点像:你是一个太空人,在太空中定期保养零件。不论空间站有没有出事,都要定期回报。因为地面上的指挥官完全不清楚你在太空中的情形,就算透过摄像机,也不能够完全掌握太空船的状况,搞不好连你已经发生了什么意外他也不知道。
所以除非指挥官自己上去太空,否则是无法知道真正空间站里的情况。但他也不可能自己上去太空,因为地面上有太多事情要他处理了。这时候如果你每天早中晚都跟指挥官回报一次,那指挥官就安心多了,没定期回报就代表出事了,可能还会自己来关心你。
做事情的速度感也可以藉由跟老板回报获得,跟老板回报的时候老板会跟你说他预期的进度在哪里,就可以藉由回馈来调整速度。每一个老板的速度不同,有的是急惊风、有的是慢郎中,大原则是:事情越快搞定越好。但是你应该不想要做得那么累吧。
透过老板的回馈,可以检视一下自己的进度是否有符合老板的预期,也让老板花最少的成本以及资源,来了解你是怎样的人;可以怎么样使用这个资源。同时你也可以透过回报,知道老板是怎样个性的人。
回报就只是回报而已,不要不自觉变成邀功,可能会有反效果。也不要把自己没办法的解决问题都丢出来。可以把事情拿出来讨论,但是不要都给老板去想,不然老板会想说:「那我请你来要干嘛?」
如果都没有跟老板回报,等哪一天老板突然想到这件事问你进度到哪了,你又没有做出他想要的成果时,他对你就会扣很多分了。几次回报的经验下来,大概就知道多久他会来关心一次这件事,尽量在他要来关心这件事之前就主动回报,就就算他嫌你烦也无所谓。
正因为想法的多元性,组织才有了调节力。老板想得不一定都是对的,甚至错误率其实还蛮高的,他自己也会知道这件事。
所以不用刻意讨好老板,只讲老板想听的话,因为老板想听的是你真实的想法。讲太多「好听话」,让老板误判情势,到时候帐还是算在你的头上,所以不妨多说说你的真实想法吧。如果几次听下来,你的意见都不错,帮他解除了很多不必要的麻烦,那老板就会觉得你是个自动自发的人了。
像我前面说的,老板对前线的情况是「一无所知」,所以必须透过你的回报来知道战况,如果一昧附和老板,那大家就会掉进同一个坑里面。虽然有时候会遇到「一言堂」的老板,让你没办法表达正确的意见,但就还是顺着毛摸就好,然后慢慢地引导老板到你想要说的方向。我自己是会不断「重复」我的意见,直到老板意识到这样做好像也不错为止,我觉得这招还蛮好用的。
说了这么多,都在说老板的掌控感,好像跟自己无关啊?刚开始进入职场会想办法快点建立「战果」与「战功」来增加掌控感,但是其实是做不到的,刚进职场只有把基本功学好的份而已。
其实职场要有掌控感,就只要先想办法搞定老板就好了。如果跟这个老板不太对盘,大可以换工作或是自愿请调,不要刻意做一些错误的举动,因为可能还有别人在偷偷观察。如果能够快速获取老板信任,他就不会整天来烦你,然后你就可以安心做你的事了。
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