公司里有一种人你可能只听过名字，但不见其人，看似低调却又可能一句话就左右老板决策。你是不是也对「特别助理、秘书、办公室主任」的神秘工作感到好奇？一名即将毕业的大四网友在《筑招网职场诊所》问新人如何成为董事长特别助理，特别助理、秘书需要具备什么样的特质或能力？本文带你一窥这些低调神秘金头脑的真实工作样貌，以及求职建议。

请问在一群特别助理秘书群中，哪些特质能够成为董事长最信赖的人？

我目前是即将出社会的大四生，想深入了解董事长特别助理或是秘书这个职位，我想像能当上董事长特别助理的人应该都是能力很好的人，请问成为办公室主任的人应该要具备哪些特质或能力？这些能力该如何培养？

 

不知道你是不是也对特别助理、秘书、办公室主任这类隐身幕后但似乎是老板左右手、甚至能影响决策的神秘工作感到好奇？而且他们的工作范围感觉包山包海，是不是老板交代的任何事都得使命必达？一起来了解这些工作的真实样貌！

 

某建筑公司董事长特别助理Ashley 以十多年办公室主任职过来人经验，认为刚毕业要一蹴而就，直接在上市公司当特别助理是不可能的，除非背后有强大的人脉。

 

想当特别助理就必须熟悉你所待的产业，若没有办公室主任经验你只能从小秘书做起。站在巨人肩膀上看事情固然是个很好的跳板，但是站在风口浪尖上，层峰和股东的较劲，高级主管们的政治立场。你的人际关系能力要非常圆融，应对进退听起来很像废话，但实际上做人比做事更重要。

 

对你的直属上司表现忠诚度更是你在这个战场中，为你寻求坚固靠山的唯一方法。 

 

捷尔国际简睿志总经理也建议一开始在无经验的情况下，最好从比较初阶的去着手，随时间累积经验，再慢慢抓可以发挥的时机点。他认为特别助理与秘书是职场上爬出泥沼战的最佳晋阶途径，以下他将深入探讨这二种职务的特色：

 

1. 无论抬头为何，都是处理老板交办事项

特别助理一般分成：决策型、执行型
秘书通常分成：效率型、业务型、应酬型

特别助理偏向以营运管理、决策分析等为主。甚至未来有新事业单位准备成立，老板会评估把特别助理放在该单位测试，给予一些资源，让特别助理去操作执行，进一步评估是否可继续发展。而秘书就好像多以事务为主，像是行程安排、会议纪录等。

 

但也没有特别一定，像之前我的公司，也有把秘书安排去负责一个新单位。完全还是看老板的喜好，关键是在自身的能力，是否可以足够扛起老板给予的机会与责任。

 

至于秘书跟特别助理在名称上有什么差异？其实没有，单纯看老板喜欢怎么称呼，给你什么抬头，名片就会印什么。但无论称呼为何，总归一句，你的工作就是帮老板处理交办事项！

 

2. 特别助理的特别，就是工作特别没范围

职称看起来光鲜亮丽，但其实这样的职务充满挑战与机动性，讲更直接，就我认识知道包括自己，担任过老板特别助理秘书的，都几乎是责任制。想安稳上下班的，这职务其实不太符合你。

 

3. 你的格局，决定你能不能听懂老板

特别助理秘书这个职务，担任的等级越高，负责的事务越困难，甚至担任到办公室主任长，那你就会是一个既年轻又有这个年纪绝没有的某一种程度者。

 

这程度，让老板觉得，你可以听懂老板，甚至指引老板、老板的公司、老板的事业。换句话说，老板正在寻找的那个人，是一个听得懂他的人。

这程度，叫做格局。

 

4. 通才中的专才，随时接老板的球

特别助理秘书，等级通常以能力以及功能大概分成最基础第一线，像是有的仅能处理文书资料，接听电话，会议纪录等琐碎事务，或处理上一级特别助理秘书交办的作业。

 

举我为例，某任老板养了一个办公室主任团，都是特别助理秘书，但是负责的工作不一样。像我担任办公室主任长，负责管理这一群特别助理秘书，里面有司机，负责公关发言的，负责老板行（没错，单纯管行程）等分类。我主要负责整个公司营运作业，帮老板追各单位的状况，然后随时抽查或到该单位去做改善调整，然后接老板的球，例如公司要推ISO，担任ISO代表去推动验证，或是新事业的投资评估......

 

那什么是通才中的专才呢？先讲通才的部份。通常愈高等的特别助理秘书，愈能跟在老板身边做事，老板问什么，老板不知道什么，转头几乎问的第一个人就是担任特别助理的你。所以很多事你必须知道，要去了解，掌握市场趋势，要懂财务量化、管理带人等非常多技能，需要花很多时间去培养学习。

 

以我来说，通才方面是靠自己大量吸收资讯知识并内化，何时会用到不知道，但有时候老板转头一问，或是会议上突然有一个问题，你自然会从脑中挖到该相关资讯，当场就可以活用。

 

而专才部份，就是在某一个领域特别的了解。例如我在营运管理改善、组织制度建立、人资范畴较专精，所以当老板要面试高级主管时，HR第一关处理后，二次面试都须过我这关，最后老板面试时，我会在旁提点。

 

5. 懂得尺度拿捏，三近三远

担任过几位老板的特别助理，多年的经验告诉我，就是三近三远：

近思想，远圈子
近目标，远身边
近能力，远是非

6. 有能力是标配，你还得像你老板

当特别助理的四大条件：忠诚度高、身段柔软、高效益、通才
当特别助理的四大态度：守口如瓶、情绪管理、察言观色、保持弹性

 

最重要的是，除以上基本能力条件之外，你跟老板合不合这是最重要的，有时候不是你不好，你很优秀，只是老板看你怎么看都觉得不合胃口，因为你站出去要代表他，你站他旁边或身后，你要像他，如果不像，那再优秀，他也不会挑你。

 

因为回到最前面，老板要找一位最懂他，听得懂他的话的人！

 

新人或无管理经验者，可以应聘特别助理工作吗？

回答这问题之前，我们先从筑招网人事长孙启艳以下分享中，去理解老板为什么要找特别助理的真正原因：

 

我只有两种情形会运用特别助理，在不确定一位新聘的高级主管能否证明自己的领导力前，我会安排他先以特别助理身份来执行项目任务，而不是直接到预定单位去上任，以便为人选争取一段时间。透过执行项目，让日后要带领的单位从旁看见人选的实力。这样做的考量是想避免预定单位的同仁质疑：他凭什么空降来当我们的主管！而是让人选在证明自己的实力后，由大家主动争取他来当他们的主管。

 

另一种情形是当公司要发展新事业，而公司内刚好没有具备该专业的开路先锋时，我也会先用特别助理来聘用合适的人选，若人选能将新事业验证成功，就会正式成一个新事业单位，并让人选名正言顺当主管；若验证失败，就会中止计划，人选也可能中止。

这样做的原因是，由董事长室发动的项目可以确保相关单位对该人选所进行的项目给予应有的支援。因此，我开出的特别助理求才条件会有一个要求：人选必须具有领导过特定人数的实际成功经验。

 

所以假设我刚好是你应聘特别助理的那家公司的老板，我希望能在你的履历上看到你怎么描述过去那段成功的领导经验，以及你看到我们公司有什么地方是你能改变的。

 

最后，我会建议在成为特别助理前，能让自己先具备成功的实战领导经验，因为有实战领导力的人干什么角色都可以，没有实战领导力的特别助理恐怕没有员工会理你。

 

综合上述职场前辈们精辟分享，如果你是新人或过去没有管理经验者却又向往办公室主任工作，筑招网小编建议可以尝试以下二种方法：

 

1. 无经验新人：从初级秘书做起，跟在老板身边学习、长眼界，未来再等待机会转换成特别助理。

【主管秘书】工作机会
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2. 有工作经验但无管理经验：可以在熟悉且专精的领域继续深耕，并积极争取管理职。累积成功的实战领导经验，同时多观察、揣摩老板或身边高级经理人的眼界格局、决策思维，提高成为特别助理成功机率。