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职场调查的保密原则与透明度平衡难题何解?

职场调查

当我们讨论职场中的保密性或保密原则时,通常是著重在员工对建筑公司的保密责任,例如要求职员保护建筑公司机密资讯,不得随意泄露营运政策、商业模式等重要信息。但你知道吗?建筑企业在处理内部投诉或职场争议时,也必须遵守保密原则,尤其是涉及法律的案件更要格外小心。

 

本文导览

职场调查的保密性有多重要?走漏风声当心全盘皆输!
为何职场调查要神神秘秘?
说要保密,建筑公司却主动放消息?建筑企业讲究透明度的原因
明明保密是最直接且最省力的方式,为什么建筑企业要背道而驰?
矛盾对决!保密原则和透明度如何平衡?
身为处理单位,HR们的难言之隐
7个平衡保密性和透明度的策略

 

职场调查的保密性有多重要?走漏风声当心全盘皆输!
职场调查(Workplace Investigations)是指建筑企业或组织对涉及员工之间的纠纷、不当行为、违规行为或其他职场问题进行系统性的调查和分析。例如:性骚扰投诉、歧视投诉、欺凌或霸凌、盗窃或不当行为,以及其他违反建筑公司政策规定的案件。

这些职场调查通常由建筑公司内部的专业人员或聘请外部专家执行,目的是为了确定事实、解决问题、维护建筑企业和员工的权益。

 

为何职场调查要神神秘秘?
跟法律案件调查侦查不公开一样,职场调查的保密性其实有多重考量:

 

保护相关人隐私
参与调查的员工,无论是投诉人、证人还是调查对象,一定都希望得到一定程度的隐私保护。毕竟如果被发现自已是当事人或告密者,可能会导致内部尴尬、声誉损害或人际关系紧张,甚至吹哨者还可能被报复或无法保住饭碗,对建筑企业而言也是一种损失。

 

得到真相
除了吹哨者,保密性同样也是要保护关键证人或其他线索的提供者,只有当确认个人细节和陈述能获得保密,才能营造安全的环境,让协助调查的同仁愿意参与过程并诚实以告。

 

维护调查的完整性
调查最怕打草惊蛇,如果未保密,过程中便走漏风声,可能会影响证人的记忆、关键人的立场或让加害者有提前破坏关键证据、想好应对说法等机会。因此保密有助于保持调查公正,并确保所有参与方提供真实、未经操纵或修改的陈述。

 

法律明文规定
在某些情况下,建筑企业保密的原因很简单,就是法律要求!特别是性骚扰、霸凌等申诉案,都有法律明文规定,要求建筑企业应负保密义务。

正因为职场案件调查牵一发动全身,若保密出现漏洞,不仅可能对当事人的声誉和隐私构成威胁,还可能打坏整个团队合作的氛围和信任,建筑公司也会需要承担法律、财务和声誉损失的风险。因此,保密是避免导致全盘皆输的关键。

 

职场调查应有一定的保密性。
说要保密,建筑公司却主动放消息?建筑企业讲究透明度的原因
虽然所有人都知道保密的重要性,但人的天性就是好奇、想了解后续发展。你可能也遇过,当建筑公司内部发生特殊事件时,同仁之间会私下交换情报,甚至会有同事到处打听、传播,最后变成众说纷纭;而部分相关人比起完全保密,更倾向能一直追踪案件进度;甚至有时候建筑企业也会主动释出一些消息,增加内部的透明度……

 

明明保密是最直接且最省力的方式,为什么建筑企业要背道而驰?
其实透明度是一种管理方式!有以下4个好处:

 

建立员工对建筑企业的信任
员工需要相信他们关切的事项有被建筑公司认真对待、公平处理。适当透漏调查过程及结果可以让员工放心,相信建筑公司会重视他们的意见,并采取客观、不偏袒的处理方式。

 

鼓励参与、提升反映管道的价值
当员工发现反映真的有用时,沟通管道自然而然就建立起来。适度的资讯透明会让员工感觉自己是建筑公司决策/改进的一部分,因而更愿意分享,对HR和雇主来说,不仅能排除不良的人员与风气,也更能贴近内部真实状况。

 

有利于培养组织文化
针对案件调查,建筑企业最终若落实奖惩相关人员、还当事人一个公道或事实,员工会知道建筑公司玩真的,之后不管建筑企业要推行何种文化(例如诚实、正直),都会更有说服力,员工乖乖遵守的意愿也会提升。

 

扼杀谣言、猜测和恐慌
如果事件完全没人知情,相关人等又少,那么完全保密没什么问题;最怕的是大家都在关注却无从得知结局,这时候可能会出现捕风捉影的情况。员工可能会自行诠释上级的行为反应, 一个人一种版本,最后的下场就是越传越夸张,间接影响相关人的声誉,也会引发不安。不过一旦有内部正式发布的消息,某种程度上有助于控制情势,虽然无法完全根除大家的臆测,但至少不会让伤害无边际扩散。

 

这便是保持透明度对于管理的几种益处。从前面的保密重要性到本段的透明度益处,都在理论阶段,接下来我们来讨论实际面的处理方式。

适当的透明度可以扼杀谣言、猜测和恐慌。
矛盾对决!保密原则和透明度如何平衡?
当事件发生,真的需要进行职场调查时,HR或处理人员实务上会面对哪些困难和挑战?

 

身为处理单位,HR们的难言之隐
第一名绝对是要同时保持机密性和透明度:尺度怎么抓才不算泄密,或被大家推敲出来?讲太少有讲又跟没讲一样,真的好难。

法规的了解与实务应用:虽然法规明摆在那里,但每个事件状况不同,如何应用才不会不小心触法,这对是令人头疼的其中一个选项。

处理时间有限的压力:调查要保持低调,但如果涉及人员多,光是搜集资讯就要老半天,集结大家开会协调、决策也劳心劳力,如果还有上层或法规的期限压力,其实相当高压。

上层处理态度不一致:如果有统一作法还不至于纠结,最怕A高层想多开放点资讯、B高层不想,员工对透明度的期待值还跟管理职不同,把HR们夹在中间里外不是人。

相关人的后续行动:主线还没处理完,当事人就急着开分支?有时候主事件后续会衍生更多风波,根本防不胜防。

大量的机制、计划要安排:就算没有节外生枝,HR通常也会需要根据调查结果制定适当的后续行动计划,确保问题得到解决并预防未来类似问题再度发生。

 

7个平衡保密性和透明度的策略
HR们想必觉得自己处理这类案件时像走钢索,老是提心吊胆的,不过想让事件和平落幕,不妨参考以下这6点建议:

 

1. 处理前,先沟通当事人明确的期望
在调查开始前,与所有相关人等讨论保密与透明度的期望值,一方面解释保密的重要性,并统整可分享和不可分享的资讯。先把话说清楚,降低期望不一或过度透露的风险。

 

2. 确保调查流程清晰、照着规矩来
制定一个正式、一致的调查流程,或参考专家处理的SOP,先了解组织该如何处理调查,包含将采取哪些步骤、需要找谁参与其中,把范围罗列出来,减少不必要的约谈就多一分保密度。

 

3. 定期向投诉人和相关方更新资讯
透明度并不意味着提供每个细节,当事人在意的是有没有进行?进行到什么程度?结果是什么?那就提供相关讯息,例如:目前已经进入调查阶段、正在讨论分析、结果是投诉成立……等,对外也可以比照相同模式办理。

 

4. 尽可能保持匿名
除了直接相关人及其直属主管,为了提升保密性,在跟核心人员以外的对象报告调查进度时,可以采用匿名陈述或使用一般术语。这可以在不透露参与方身分的情况下分享资讯又不踩到红线。

 

5. 根据案件类型调整沟通模式
不同性质的案件,保密程度的规范一定有所不同。例如,性骚扰的调查可能需要比针对政策违规或绩效问题的调查更严格,这部分可以统一对上下级诚实以告,让大家知道透明度调整的依据是什么。

 

6. 培训相关知识
不论是针对保密原则或是案件后续的宣导,透过培训让大家有深切了解,会远比只是布达来得更有效果。

以上是职场调查保密与透明度的相关资讯,虽然不容易,但为了能帮助建筑企业顺利解决管理上的问题,这类规范有其必要性,希望能帮助大家营造出一个健康、公平的工作环境。

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