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​给职场新手的三个建议:懂的向上管理,与老板成为合作伙伴

建筑行业新手


最近有些刚毕业进入建筑行业的会员跟我抱怨不知道老板要什么,总是无法符合老板的期待,加小编 之前带人的经验,筑聘网小编想总结成以下给社会新鲜人的三个建议以及具体作法。


一、老板交办事项要拿笔记下来,且要检视
拿笔记下来的好处太多了,一部分是可以让老板放心,觉得「我说的话有受重视」,另外,你应该不只记老板说的话,还要思考目的与做法是什么。
最简单的方法,可以先列好空格,一边听老板的任务交办,一边逐一确认并填上。

Why
厘清老板为什么要做这件事,目的是什么,你的思考与行动才能跟老板同步。吊诡的是,有时连老板自己可能都没想清楚,问清楚之后可能有些事根本不用做,或是有更好的解法。

What
老板确切要的是什么,产出会长成什么样子?例如老板要搜集公司名单,那要做到什么程度?需要有电话地址吗?要知道这间公司的业务范围吗?

When
老板什么时候要?我什么时候先给初版?关于时间,其实这是新人最常出问题的地方,请看以下第二点讨论。


Who
这个项目要和谁合作?可以寻求谁的支持?我的产出是哪个部门会使用?可能影响到哪个部门?这是进阶问题,在公司工作常要与其他部门协作,尤其部门主管的角色,会更在乎和其他部门的关系。了解这份产出跟其他部门的关系,哪些资源你是可以运用的,哪些雷你不能踩,会让老板安心不少。


Where
有时项目有地域性之分,要跟老板确认希望在哪里执行,交通与场地状况如何。


How
不是问老板怎么做,而是先大致想过自己要怎么做,并和老板讨论。
不要怕问问题。初期你可能不知道该问什么问题,但我保证若你问的问题老板不会觉得你很烦,他会觉得你很有sense!


二、不要高估自己,压出太积极的时间,甚至要反过来抓缓冲时间
社会新鲜人常常心中充满热血,想好好表现,所以会压出太过积极的时间,但你认为老板喜欢以下哪一种人呢?
压的时间很积极,但时间到了东西出不来或质量不好?
一开始拉长时间,但死线还没到就先给老板成果?
不要怕抓缓冲时间会让老板觉得你能力不好、效率不佳,若是你提的时间老板不能接受,他一定会告诉你,你们可以讨论为什么他的估计和你的估计有不同。当你提的时间老板可以接受,而你又提早把项目完成给他,对老板来说是不是反而是惊喜?而且你还留了让老板修改调整的空间,完成的项目是不是会更符合他的期待?


但要怎么抓缓冲时间才能抓得巧呢?小编个人有几个准则:
1.原则上不会答应当天给,很少有事情这么急的,答应当天给没有任何缓冲,隔天给,至少晚上能加班完成(哭),且会把对方宠坏把事情拖成急事再找你。
2.一般状况会抓多20%的缓冲时间,任务的范围越大,抓越长的缓冲时间。
3.对自己越不熟的东西,抓越长的缓冲时间。
4.自己手上的任务越多,抓越长的缓冲时间,因为不确定性增加了,你不知道其他任务会不会用掉超乎你预期的时间。
5.抓时间会尽量跨过周末。因为最惨的状况,我还能假日加班补救(再哭)。
6.会在时间到之前,提早拿一个版本跟老板讨论,老板会觉得你游刃有余,且你做出来的东西更符合他的期待。


三、让老板知道你手上的工作清单与优先级

你的手上可能有许多交办事项,有时是自己的规划,有些是其他部门的合作事项,有时是老板交办的,但他根本忘了自己曾交代这么多,所以在接下任务的同时,也要跟老板确认先后次序,要让老板知道这个新任务,会怎么样影响到其他你已经答应的任务,你的优先次序也许根本和老板不同。当你卯足全力完成A任务,他却问你你毫无进度的B任务时,你会后悔莫及。

你应该要维护一个「任务清单」,依照重要性排列,并列出你估计需要的完成时间,这样老板的任务一来,你可以直接摊给他看,并直接挪移并确认「如果要加这个,这个任务会晚五天,可以吗?」(当然老板会不会接受是另一件事,但要训练他学会尊重你的时间,一切都是有机会成本的)


若是要总结成一句话,我要说:老板最怕的事情,不是「烦」,而是「惊吓」,因为惊吓会让原本正常的事情,都变成急事,而且拿来擦屁股要花的时间与力气,常常远大于一开始做事情的力气。

一个称职的下属应该要管理老板的期待,不要时间到了,他却发现你东西出不来(没有厘清when与优先级、没有抓缓冲时间),或是那个东西不是他要的(没有厘清Why与What,没有提早确认),或是你莫名搞砸了和某部门的关系(没有厘清Who),这对我来说,是向上管理的最重要核心。

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