很多人都以为行政后勤人员工作是很轻松、很闲、很简单的工作，但实际做过才会知道工作范围有多广、事情有多多、多常加班、多有专业度和难度！进入需要英文能力的外次建筑设计公司行政工作，工作上常会上国外网站和翻译。


（1）工作项目内容

正事：官网、博客和小编、商品上架、英文翻译、写英文作文、数据整合校对、文书处理、美工劳作、案件进度掌控管理、业务助理、复印装订、开会前的环境器材准备、档案存盘上传下载、接听电话。

杂事：搬灯具、搬好几箱水、搬书、搬桌子、签收搬货、进货清点归位、寄信、门口客人接待、帮大家买饭、整理杂物、打扫收垃圾、所有业务不想做、懒得做的事都是行政做。

其实有很多项目实际处理起来有一系列流程，列项目名称可能只有“数据整合校对”，但实际是很花时间也必须非常细心的，100个客户就要做100次。而且常常客户资料给错业务也不看就丢出来，我检查出错误又要再跟业务说，业务再去请客户重新提供，来来回回。同时间会处理5~10个的客户资料及分布6个业务，A业务会突然问哪位客户的处理进度，哪个客户又要改哪些地方，然后B业务又会说哪个客户要改时间，必须重新寄信，这时行政就必须马上回想这个客户的case，马上调数据出来，然后帮业务修改。业务请假的话，行政还要替业务联络客户，做业务的工作。放假和非上班时间也必须用line处理公事。


（2）达成任务时，所遭遇的困难，以及如何突破？

因为事情很杂，没有制式规范，每个客户case都不一样，所以行政的应变、思绪和逻辑能力都要很强。手上会同时很多项工作要做，在做一件事的时候又会有人请你做其他事情，然后哪些事情今天一定要完成，这个时候就要记住每件事情的进度和该连络谁？谁还缺哪些数据？来不来得及？先做哪一件事情？，流程顺序怎么安排等等等。有时候业务也会把手上比较杂的工作叫行政帮忙处理。常常事情叠的跟山一样高，已经觉得有火在屁股烧了，英文翻译写到一半还要去签收包裹、搬重物、帮客人开门然后接待，然后主管又叫我帮她处理其他事情。

没有突破的方法，手上事情还是要处理，杂事还是要做（因为你不做没人会去做），只能用最快的速度处理然后用最细心的检查，先分析紧急程度再依序处理。


（3）觉得最辛酸的委屈？

明明是需要能力与专业的工作，在公司地位却最低，工作内容还很宽很杂，好像杂事都是只有行政应该要做一样。女生被当男生用，要做很多跟当初面试时工作内容以外的非专业工作内容。项目无限上纲，反映忙不过来后不减反增，因为他们觉得你做得来，他们觉得行政应该要做…。常常业务都比我还要早下班，行政再默默留下来加班，帮业务处理后续。


（4）对于进入此行业或职务的人有何建议

英文的读写能力很重要，也是入门。等到工龄高了往上发展去跟外国人接触的时候就需要英语听说能力。然后还需要细心、应变、思绪和逻辑能力。