小编本身是深圳市得聘网络公司（筑聘网）人事部上班担任人资，主要负责的业务是人才招聘及新人培训。前些日子，有位原本负责员工考勤的同事突然离职，结果小编被迫暂时代理其业务，因此单就理论上的「人力资源管理六大模块」，小编就接触了其中三块！虽然最近工作繁忙，但也想说就借这个机会用轻松的方式带大家认识「人资的一天」...

 

 这系列文章共写三篇，而最后一篇介绍的便是绩效考勤领域：「考勤人员上班都在做些什么？」

 

 

 

[  人资六大模块 ]

 

虽然很多人都会用不同的说法来解释，但人资六大模块基本上为：

 

1.人力规划  2. 人才招聘

 

3.人员培训  4. 绩效考勤

 

5.薪酬福利  6.员工关系

 

 

 

[  考勤人员工作内容介绍 ]

 

基本上考勤人员最忙的两个时段分别是[月中]与[月底]，而兔子下面所说的工作内容基本上在前述两个时间点都需要各执行一次！

 

 

 

1. 撷取员工打卡纪录资讯

 

大部份的公司都要求员工上下班必须「打卡」，虽说少数公司仍采「纸本打卡」方式，但这毕竟算很罕见，所以不纳入讨论范围内，而多数公司则采「指纹打卡」或「线上打卡」。负责考勤业务的我们每个月必须定期去撷取「打卡机」或是「线上系统」的记录，并汇整成一份Excel 表单来检视人员是否有出缺勤异常的状况，因为这攸关后续薪酬福利的计算！

 

 

 

2. 确认每月公司员工总数

 

职场每天都会有新员工的加入与旧员工的离去，但即便你今天选择离职，公司按照法规也是需要针对你的「实际上班日」给付薪水！因此，在撷取了全公司员工的打卡纪录后，我们必须要依照各部门上呈的「人员异动」名单来核对在薪资核算的当下：公司到底有多少员工？该月有哪些人是新入职？又有哪些人在这个月离职？

 

 

 

3. 核实加班补出勤等纪录

 

病假、事假、年假...等各种假期的申请、员工忘记打卡事后补登录、员工提报加班时数赚取加班费，每个月总有上百笔的资料须跟各部门的主管进行核对与确认，毕竟假期有分带薪与无薪，忘打卡牵涉到全勤奖励，而加班又关系着部门主管是否有批准！故，身为考勤人员的我们每次在整理各部门的出缺勤表单时，三不五时就得传信息跟主管核对其员工提出的申请是否属实且有被批准（例如：病假需附就医证明），毕竟跟员工薪资有关的事错不得！讲实话，接触考勤后真的恨不得全公司的员工都不要有「出勤异常」，因为会登记到疯掉啊！

 

 

 

4. 汇整各部门资料成总表

 

虽说从打卡机或电脑系统撷取的考勤纪录会是全公司的量，但补出勤／加班／假期申请都是各部门分别提交给人事部，因此我们必须把所有纪录汇整成一份Excel 总表后才能转移给负责薪酬核算的组别，否则若将「原始资料」直接给薪资计算的人员，他们在处理上会非常麻烦及辛苦，因此考勤人员可算是员工薪酬核算过程中的第一道把关呢！

 

 

 

[  担任考勤人员必备条件 ]

 

担任考勤人员需有[三个心]，分别是：

 

 

 

1. 细心

 

小编前一位负责考勤的同事虽说是「自请离职」，但基本上也可以算是「被开除」，因为他已经连续好几个月每次查核考勤时都会出错（一个月十多笔那种） ，而他的粗心大意不仅造成薪酬组的困扰（必须再次一笔一笔重新确认），也间接导致自己的绩效被扣到快没分！

 

 

 

2. 用心

 

考勤纪录跟薪资计算是绑在一起的，因此身为考勤专员的你一定要尽力帮公司同仁争取应有的权益！举例来说，当你发现某部门的一位员工已好几天「漏打卡」，你就该主动寄信去提醒该员看看他的「指纹」是否不小心被取消导致打卡失败！反观我那位前同事，他不仅不细心还不用心，为了贪图方便抢快，制作Excel 表格时「复制贴上」后不再次检查，连员工名字都输入错误（例如：是「王小明」加的班却复制贴上到「李大伟」的个人考勤表格上...）！怪不得工作三个月就掰掰...

 

 

 

3.  耐心

 

处理考勤讲白了就是一份相对枯燥乏味的工作，自己这几个月暂时接手业务后，月中跟月底的固定那几天，常常整天就是一个人静静地坐在位子处理Excel 表格直到下班，要不是我其他时间还有负责[ 培训] 跟[ 招聘]，我应该会觉得非常闷吧！因此，如果你不是一位有耐心且能静下心做事的人，建议你千万不要应聘考勤人员的岗位！