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努力不如用对力!用五招,一周完成别人一个月的工作

 

想要在短时间内完成更多的事,绝对不是嘴上说说这样容易(要是真的这么轻松事情就好办了XD)而是需要靠习惯的累积,为自己建造一个有效的工作系统。

 

知道「该做什么」、「该在什么时候做」是想要在时间内完成更多事的两大关键。

 

 

开始前,不妨先问问自己两个问题:

 

问题一:事情真的很紧急吗?

 

美国前总统,艾森豪威尔曾说过:「问题只有两种:紧急的问题和重要的问题。很多时候,紧急情况并不重要,重要的事情从来都不紧急。」

 

太多紧急事项会使我们分心,而忽略更重要的事情。为了最有效地利用时间,当新的工作来临时,首先冷静下来,问问自己:「这件事真的很紧急吗?」接着好好思考该什么时候、该如何处理它。

 

 

 

问题二:什么才是重要的工作?

 

就像握在手里的沙子,握得越紧,抓到的沙子越少,当你把所有的工作视为一样重要,并试图想要一次完成多项工作时,结果往往不如预期,尽管事情同等重要,依旧有它的优先顺序。

 

在开始着手前,先试着厘清事情的优先顺序,并把最重要的事情安排在你头脑最清晰、活跃的时刻。

 

不断的询问自己,厘清工作重要性,不仅能让时间安排更有规划,更能让自己避免来自其他工作的干扰。

 

 

 

好的开始是成功的一半,搭配着下面这些技巧,陪你走完成为效率胜利组的最后一哩路:

 

停止让自己分心

 

不停跳出的推播通知、社群媒体以及时不时的查看email,都是造成你分心的原因,它打断你的工作,更让你在回到工作上时,要再花时间重新整理思绪,而这也让你能够使用的时间越来越少。

 

 

掌控时间的第一步,首先从好好规划开始。

 

不妨观察自己的习惯,了解自己都是把时间花在哪些地方、是什么分散你的注意力,是会议、电话、电子邮件、社群媒体还是与同事间的闲聊呢?这能帮助你知道自己一天内做了哪些事,而哪些时间又是不小心浪费的,同时更能有依据的进行时间规划。

 

 

停止瞎忙,忙不代表你动作快~

 

许多人会将「忙碌」与「高效率」做连结,是的,忙碌的工作会产生自己动作迅速的错觉,一旦仔细衡量工作与成果之后,就会发现完全不是这么一回事。

 

举例来说,如果你用回复email这个动作开启你的一天,就会发现,一天下来,都在处理一封封接踵而来的信件,回覆了不少邮件,却没有完成多少工作。你可以选择花上一天的时间处理email,也可选择将时间进行规划、用在真正重要的工作。

 

时间有限,而同时做很多事并不再目标清单里,停止瞎忙,就从专心地「一次处理一件事」开始。

 

 

 

让自己随时为目标行动

 

在前一天晚上,替自己设立隔日的目标,并将目标写进你的日程里,让自己可以按照规划好的日程运用时间。

 

这个动作看似简单,却可以大大提升你的生产力,重复这个动作,这能让你随时都在为目标而行动。

 

利用1-3-5法则安排时间

在厘清工作的优先顺序之后,1-3-5法则能让你做更近一步的规划,代表一天之内你会完成:

 

一项非常重要的工作

三件没那么重要的工作

五件小事

 

将每日的代办清单缩小至九件,让你不用花时间思考今天该做些什么,不仅提供你每日工作的方向,更让你专注于目标上。

 

 

还在烦恼工作多到做不完吗?试试这些技巧,让你用刚刚好的力气,完成最多工作:)

 

 

 

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