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7个超实用的职场沟通秘诀,会做事,更要会做人!

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  1.【仔细聆听并适当发问,搞清楚主管的指令与背后的目的】

  简单来说,就是保持对主管指令的好奇心。

  就算是印表机印不出文件这样小小的问题,也能看出处理事情的能力。

  主管:「小明,你去看一下印表机是不是没有纸了?」小明看完后说:「对,没有纸了。」

  小明这样回答,主管肯定不会觉得小李做的好吧?主管会这么问就代表表机出了点状况,内心希望小明协助处理好印表机的情况,如果小明需要一个口令一个动作,那他肯定不容易受到主管、同事的认同。

  当主管私下抱怨小明反应太迟钝,千万别觉得是「主管干嘛不一次说清楚」,而是要想想看主管指令背后的目的到底是什么。如果是比较困难的任务,不妨可以问清楚内容,千万不要用自己想的「以为」来完成交办任务。

 

  2.【不要吝啬赞美与鼓励,以分享代替责备】

  有效沟通建立在双方的认同感之上,沟通请不要吝啬赞美与鼓励,并以分享代替责备,不是一定要在议题上打倒同事让他顺从你的想法,可以先赞美对方提案的优势,并客观分析自己的看法,提出「不同面相的回馈」给同事们,进而共同合作找出最佳解法,有效的沟通完成任务。

 

  3.【态度最重要,礼貌永远不嫌多】

  职场沟通顺畅的另一个重点,是要让别人觉得受到尊重,这样他们才会敞开心房的跟我们互动。平时抱持着「尊重、包容、友善」的态度,并尽量多使用敬称、多说「请」、「谢谢」、「对不起」,以头衔职称称呼客户或长官等。

  在职场与商场上,礼貌绝对是不嫌多的。你尊称别人,别人怎么样也不会取笑你。对方若是和善的人,可能会跟你说:「别叫我陈经理,叫我Jack就好。」但这个界限必须得是对方打破,而不能我们想当然的跨越。

  4.【犯错后,第一步是道歉,解释摆在最后】

  当在工作上出了意外的状况,第一时间处理的重点是马上道歉并承诺尽快解决问题。最后再来解释发生问题的原因与检讨事情处理的缺失。 千万不要在第一时间解释当下的情况,对方正着急要把事情处理好,并不会听进去你的解释,只会觉得你在辩解并让人感到厌烦。

 

  5.【重要的事情尽量记录下来,遵守承诺不失信】

  不要让其他人对你的印象是迷糊又粗心大意,该做的事、答应别人的承诺要好好记录,并在时限内完成、兑现,千万不要食言而肥,更不要因此拖累团队,造成工作伙伴的困扰。 在别人心中留下准时、守信的好印象,未来有求于别人时,对方也会愿意尽全力帮忙。 唯有先尊重自己,才能获得别人的尊重。

 

  6.【回话之前,三思而后行】

  假如真的遇到「令人伤脑筋的问题」,可以使用不同形式的回答方式,依照以下三步骤回答:

  (1)先简洁「回覆问题」

  (2 )放入「转折桥梁」

  (3)清楚、委婉地提出「重点讯息」

  例如:上司问「上周交给你的企划做好了没?」

  (1)「回覆问题」不好意思,那份企划目前还没完成

  (2)「转折桥梁」因为这份企划很重要,我抱着较谨慎的态度处理

  (3)「重点讯息」昨天我已经将架构全部拟好,现在进度正在加速中,周五前一定可以完成,请您放心!

 

  7.【别轻视任何人】

  很多职场新鲜人常犯的错误,是没有对身边所有人都有相同的态度。对上、对外显得恭敬有余,但对其他人有时就失去礼数了。

  对大楼警卫、对打扫的工友、对柜台、对快递,可千万不能露出一副「我可是高级白领」的味道。

  广结善缘是要时时放在心中的,因为在职场上我们所有的表现,其他人都会看在眼里,这些人在工作场合中到处穿梭,有时候可会跟你意想不到的人聊到关于自己的话题。

  例如,跟某个客户的总经理一起搭电梯下楼时,一个打扫阿姨走了进来,总经理跟她打了声招呼,问她最近如何,打扫阿姨就跟他抱怨起来,说那个新来的业务很没礼貌,对她大呼小叫的。我看那总经理当场就眉头一皱。

  时时刻刻警惕自己千万别骄傲自负、轻视任何人,一个不小心,可能就落人口舌了。

  我们的传达出去的形象不仅跟我们自身有关,也有可能透过别人的嘴里间接地传递出去。若不希望别人传递出负面的讯息,就得在面对每个人时,都给予相同的尊重与礼貌。

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