如何管理你的时间和你的工作量？

 

你是那种难以掌握办事时间的人吗？有时您是否害怕甚至开始列出工作表，因为要做的事情太多了？无论您是想提高效率、完成更多工作，还是想在不确定的时期找到一种工作方式，您并不孤单。

 

目前，当我们努力应对 COVID-19 的影响时，我们中的许多人都面临着一种新的工作方式，并试图在快速变化和不确定的环境中保持最优先的地位。在最好的时候，找到你的焦点可能很困难。在感觉最糟糕的时候，它是无限困难的。

 

作为职业教练，我帮助专业人士做好他们的工作并实现他们最大的目标。在大流行期间处理工作令人生畏且前所未有。但是，我们都与我们的恐惧、担忧和挑战同在。我们的工作方式和所做的事情会有所不同，我们面临的环境是独一无二的，但通常面临的挑战是“如何立即完成这个、这个和这个？” 几乎是通用的。

 

如果您正在寻求帮助以更好地管理时间和优先处理工作量，这里有一些方法可以实现这两个目标。

 

清楚大局

 

在确定待办事项列表的优先级时，重要的是要考虑大局。什么是最重要的，什么是最关键的。如果你有一个老板，要有效地做到这一点，你们俩必须保持一致。

 

使用团队会议或一对一会议来充分发挥作用。每个人的管理风格都不同，您可能已经知道自己在做什么。即使您在待办事项清单上很清楚，重要的是要确保你们都在关于您角色的关键职责和目标的同一页面上。

 

没有什么比花费大量时间来完成一项任务更糟糕的了，结果却发现你的经理很沮丧，因为他们希望你把时间完全投入到别的事情上。在可能的情况下，您应该清楚地了解什么是必需的，什么是时间敏感的。

 

安排您最重要的任务

 

当您了解情况后，您就可以开始找出完成工作的最佳方式。我总是建议我的客户提前计划他们的工作日。如果您知道需要满足固定的最后期限，请弄清楚完成工作需要多少时间，并考虑额外的时间以防万一。我依靠我的每周计划表，其中包括提示我写下我本周关注的内容。在一周开始之前记下优先事项提醒我为重要的事情腾出时间。

 

通常，很容易感觉每天都没有时间了。待办事项清单可能永无止境，如果您发现自己没有完成所需的一切，是时候退后一步反思了。一天只有这么多小时。为了提高工作效率，您应该优先考虑最重要的事情，这样最关键的任务就不会被放弃。

 

一位了不起的教练，Dear Anne Media 的Stephanie Zhong给了我一个很棒的提示，我现在每天都在应用。她建议在索引卡上写下当天最重要的三个优先事项。如果您没有索引卡，则可以使用便利贴或小纸条。她的建议是将前三个必须做的事情放在一个你可以整天看到的地方。如果您的优先事项写在您偶尔看一眼的计划表或笔记本上，它们可能不会留在脑海中。将便笺放在工作站上，在工作时随身携带或将其贴在屏幕上，将作为视觉提醒让您保持正轨。

 

确保您已分配时间来完成优先任务。如果你不这样做，你就是在为失败做准备。根据您的工作环境，这可能需要与您的经理或团队合作，以确保您在一天开始时有所需的时间。或者，您可能有自主权在日历上安排时间，以确保您可以完成优先事项。

 

如果您的优先事项是定期发生的任务，请制定一个时间表和习惯，让您尽最大努力做好工作。例如，如果您需要在每周五上午 11 点之前发送每周报告，请从该截止日期开始追溯以创建小型里程碑并创建流程来支持它们。不要忘记给自己留出回旋余地，因为可能会突然出现一些可能使您出轨的事情。

 

排除拖延症

 

如果您与拖延作斗争，那么您并不孤单。说实话，我必须通过它才能按时为我的编辑完成这篇文章。我们中很少有人对自我破坏行为免疫，这种行为会导致推迟我们知道我们真正需要处理的任务。当您知道需要做什么，但在开始时遇到问题时，您可以尝试一些疑难解答。

 

第 1 步：想象一下完成任务后的感受。

如果有帮助，给自己奖励的激励。我个人喜欢积极的强化，比如用我最喜欢的零食或放纵来奖励自己，而不是惩罚。毕竟，如果你没有完成你的可交付成果，向你的经理解释原因，或者在我的例子中是你的编辑，这将是足够的惩罚。

 

第 2 步：阻止其他所有内容。

尽量减少任何可能妨碍入门的干扰。这可能涉及关闭互联网浏览器、静音 Slack、移动您的位置或戴上耳机。无论你需要什么才能集中注意力，去做吧。

 

第 3 步：将您的任务分解为更小的部分。

首先将任务分解为更小的可管理步骤。就我而言，对于这篇文章，我没有考虑“我必须一口气写 1,500 个单词”，而是开始详细说明我想分享的内容，并为每个部分创建带有想法的项目符号。这立即使我接下来需要做的事情变得更加切实可行。

 

我们都有不同的工作风格。如果它有助于尝试番茄工作法，包括专注于你的任务工作 25 分钟，休息 5 分钟，再跳回去 25 分钟，再休息一次等等。我个人更喜欢做 45 分钟的爆发，然后休息 15 分钟左右重新组合。找到最适合你的节奏。

 

第 4 步：跳入

接下来，您需要撕掉创可贴并开始。通常，我们的头脑会夸大任务比实际情况更大、更可怕或更费力。刚开始，而且越早开始，越早完成

 

一旦开始，就坚持下去。这需要纪律。如果你承诺做某事，那就去做吧。毕竟，你想被称为不能依赖的人吗？

 

掌握你的心态

 

如果您需要帮助来完成一项任务，特别是如果它是一项正在进行的任务，那么保证您会找到大量的应用程序。我们几乎处于饱和点，所有应用都有一个应用程序，但在这种情况下，我不想引导您访问神奇下载列表。您需要利用的最重要的工具是您已经拥有的工具。这是你的心态。

 

在畅销书《高效能人士的 7 个习惯》中，作者斯蒂芬·R·柯维提醒我们“挑战不是管理时间，而是管理自己”。心理学家盖伊·亨德里克斯 (Gay Hendricks) 在他的著作《大跃进》( The Big Leap) 中进一步阐述了这一概念，并解释了爱因斯坦时间的概念。亨德里克斯认为，与其将时间视为有限的资源，不如我们自己创造时间并决定如何使用和应用它。因此，我们可以选择创造时间，也可以选择创造时间压力。我们可以通过在我们拥有的时间内采取的行动来决定。

 

如果你一开始的心态是你可以并且将会完成你的优先任务，然后采取行动，你就更有可能成功。如果你一开始感到焦虑或沮丧，或者觉得时间对你不利，那就更难熬过去了。

 

如果您倾向于过度承诺和交付不足，那么是时候打破这种习惯了，即使您错过了为自己设定的个人最后期限。有时我们会严重低估完成某些事情所需的时间。对您拥有的时间、所涉及的步骤以及需要完成的工作保持客观和现实。

 

如果您有很多事情要处理，请选择一件您必须先做的事情。我尝试“先做最坏的事”，这让我能够在一天开始时完成我一直害怕的任务。设定一个时间限制并坚持下去。努力工作可以成为完成任务的一个很好的动力。消除任何干扰，以便您可以专注于需要做的事情并更快地解决它。如果有帮助，创建个人激励作为最终完成工作的奖励。

 

如果您即将超过最后期限，下一步该怎么做

 

如果你感到不知所措、筋疲力尽，或者担心你会赶上最后期限，不要把头埋在沙子里。大多数问题都是可以解决的，但您必须准备好探索可能的选项。如果一项关键任务的时间不多了，这里有一些损害限制选项需要考虑。

 

在到达时间紧迫的不归路之前，开始与关键利益相关者沟通和解决问题。提供当前状态的更新以管理期望并确定范围或截止日期是否有任何灵活性。

 

如果没有，就如何交付所需的最关键组件提出建议。它可能是从他人那里获得帮助或输入，调整方法或转移资源或重点，以使您到达需要的位置。

 

如果你是团队的一员，看看是否有人可以提供帮助。寻求帮助并承认自己正在挣扎似乎很可怕，但不要害怕去做。如果你遇到了一个突破点并觉得你的盘子里有太多东西，你应该说点什么。从长远来看，您的诚实将有助于整个团队并有益于您的工作。如果您手头上的事情太多，请在截止日期前与您的经理谈谈。诚实，避免抱怨并提供可以提供帮助的主动解决方案。

 

因为我们天生就会不断推动自己前进，所以感觉自己做得还不够，这种情况并不少见。当你完成你的待办事项清单时，不要忘记写下你的成就和你已经完成的事情。不要只关注列表中尚未完成的内容。每天晚上，我都会在我的计划表中每天记下我所做的事情。到周末时，我总是对自己录制的内容感到惊喜。毫无疑问，它比我记得的要多，而且它是阅读的动力。因此，请跟踪您正在完成的工作，并记住在此过程中奖励自己。