开会两个字听起来就很专业，但怎么实际上说到开会又总是觉得拖沓、好烦、浪费时间？

唉！我要去开个会，晚点回来、今天开了一天的会仿佛常常听到这些对话，开会两个字听起来就很专业，但怎么实际上提到开会，又总是觉得拖沓、好烦、浪费时间？

要来解决这个问题，就要先了解会议这件事情的本质。会议两个字如果分开来看，可以看做是会面、集会并进行决议、提议、议论之事，因此一般讲到会议时不外乎是为了决策、报告和思考这三种方向，那我们就按照顺序来针对这些不同性质的会议做个别讨论。

在每个新的项目开始之前，通常先有的就是报告或思考类型，可能是要报告公司或部门的新目标或方向，此类型的会议实际上应该是最快速的，甚至只能算半个会议，毕竟是单方面的布达事项，并不需要双向沟通，也因此只要将所需报告的事项说明清楚即可。

若无法把握事项的宣达时间和议题，建议可配置一位会议主持人，其工作是确保议题不偏题以及时间之控管，此处指的并非负责报告和发话的人哦！当然有人会质疑为何不用文书传达即可，连集合的时间都不需要，确实如果要报告的事项非常明确又便于发布后续工作项目，那就没有这个必要，但如果今天是较为进阶一点，要报告的事情是需要做细部说明的宣讲会类型，那么能够当场面对面马上把能解释清楚的问题一起解决，比起书信往来更有效率。

因此最适当的作法是在会议前，先将本次会议所要宣达的事项透过文件让与会者先行了解议题，并在会议之前先整理好对这个议题的想法（包括问题点及改善建议），这样在会议中就可以提出问题并请报告者说明释疑，可以省去理解事务所需要的时间。

那么既然已经进到开启新项目的阶段，就会有需要思考的发想会议，这类会议以讨论、提案为主，但常常会变成最为空转的会议，其根本问题出在大家以为这种会议就是用来让大家在会议上思考，没考虑到的是思考一个新项目是需要时间消化、沉淀、发酵的过程才能转化出一个成果，因此这类型的会议所需要的也是在会议前先给予议题（也就是讨论主轴），并请大家在会议当天提出规定量的想法，这个做法有点像是前面提到的宣讲会，只是每个与会者都要各自进行说明与提问，当然这样的发想过程不可能只用到一次会议，因此这边笔者强烈建议在每次会议结束前要由会议主持人统一进行会议结果的报告，这包括当天的讨论结果与问题，并提出下次会议前各自要准备好的功课，好让下次会议也能有效进行。

如果今天是要以决策为主的会议，需要把握的就是确保决策过后不需要让本次的决策无效，因此最好的状况是在会议之前将决策议题、决策目标与KPI知会所有与会人，以及原先策画的团队与后续要执行的团队（不只是主管阶级），最好在决策前将可行性、有效度等问题都能考虑清楚，并在会议中提出问题点和改善建议，同时要有负责敦促会议进行的角色，不要让害怕负责的情绪影会议之响整体进行（虽然这又是另一个公司文化层面的问题）。

筑招网小编最后整理一下，并补充一点所有会议都能通用，应该培养的好习惯：

◎会议前先通知与会者本次会议的议题内容，让大家有备而来。

◎会议前要订定会议目标与期望进度。

◎会议中要有负责确保会议进行的把关者。

◎会议结束前要统整本次会议结论，这边可以将会议纪录传阅，让与会者签名，让彼此确保认知一致。