要让更多的人如你所愿完成工作，你必须具备的不是一招半式的管理技巧，而是能在千军万马中指挥若定的心理素质。

 

职场上总是免不了开会，会议的形式又有很多种。

 

有公司内部的会议，像是每天早上要开的晨会，每周要开的周会，每月要开的月会，业绩检讨会，收款会议，项目进度检讨会议，财务会报，市调结果分析检讨，产品开发，销售，公司新政策宣导……..等等。

 

除此之外，对外也有很多的会议要应付。从拜访客户做简报，与供应商检讨合作事宜，同业公会开会，媒体公关会议到参与政府机关会议……。

身为主管的人，会议更是繁多。从被老板上司叫去一对一开会，主管经营会议，人事检讨会，内控风管，年度目标订定与检讨，董事会等等…..。

职场上的会议，真是多得不胜枚举。

 

主管需参与的会议，往往时间又很长。像是筑招网小编在另一博客”职场成功心法”「耐心」一篇所提，以前大同公司的林郭文艳女士开会，可以从晚上七点开到隔天凌晨。我自己过去需要参加的会议，也经常一开就是一整天的时间。

 

以前我有一位同事，曾经在知名的韩国建筑企业服务。他告诉我他们上班时，经常都是将近百人坐在会议室，台上不断讨论各种议程，台下各自拿着笔电忙着处理自己的工作。他说得很无奈，我也听得很疑惑，不知道这样做目的何在？

 

我个人很排斥花太多冗长的时间开会。但是有些会议影响重大，我就会把它当成首要工作全心投入。比如说董事会，设定年度目标或是人事检讨会议，主管工作或者财务会报。我都会花费很多时间精神准备，务求做到极致周全。

 

此外，像我过去一直是在售卖工程检测产品，一年一度的新产品发表会，也是我们每年非常重要的一场大戏。虽然我们不会像Apple发表新机那么受人瞩目，但是当天我们的渠道商都会出席，所以我们也都办得非常慎重。

 

不过在职场上，很多会议是无效率的。这些无效会议，浪费了太多人太多时间。相对的，也排挤了提升绩效的资源，甚至因此害得同仁，需要无端加班。

 

以前我有一位主管，很喜欢开会。昨天办公室发现一只小老鼠，他也要开会检讨卫生问题，要求我们不能在办公桌内存放食物。过去我看到我手下一位主管，动不动就叫部门同事，进会议室开会，讨论的，也都是芝麻绿豆大的小事。

 

很多主管以为，慎重其事地召集部属开会，就是工作认真的表现。也有很多主管，很喜欢坐在会议室主持开会，享受自己最大的权威感。殊不知，在竞争激烈的职场上，老板上司最在意的，是绩效。这样没事开会浪费时间，只会削弱自己团队的战力，损失了团队的绩效。最后倒霉的，还是主管自己。

 

关于何时需要召集会议，，应该考虑的条件如下：

1.议题重要性：议题重不重要的标准，在于对工作绩效影响的大小。如果只是因为办公室出现老鼠蟑螂，你只要坐在座位，花一分钟提醒大家，就可以了，没必要把大家叫进会议室，为了米奇小强讨论二三十分钟。

2.讨论对象：如果你要谈的事，只跟A的工作有关，你只要把A叫来对话就可以了。不必大张旗鼓地，把BCDE全都叫来开会，让其他人乾坐。

3.集思广益：如果你要讨论的议题，不是你自己可以思考出解决方案，需要找团队讨论达成共识。这时候，你才需要召集大家，开会讨论。

4.慎选时机：你不要在月底，大家都在忙着结算的时候，叫大家开会，讨论一件下个月中才要做的事。这样分不清轻重缓急，你会惹得天怒人怨。

5.排定会议时间：做为主管，时间管理能力，也是你应该具备的基本能力。你应该确实掌握团队的工作进度，除了临时会议外，你要先排好本周、本月预计开会的时间跟议题，让团队成员可以事先准备。

 

除了避免召开不必要的会议，浪费大家的时间，削弱团队战力以及绩效之外，对于开会的讨论进度跟议题掌握，你也要力求开会有成效。我在「沟通」一篇里，有提过向下沟通的六大重点，在这里就这六大重点，再提醒各位：

A.传达要清楚

B.指示要明确

C.听话要专心

D.困难要排除

E.语气要分别

F.说话要谨慎

 

对于所有要开会讨论的事，你都不应该任意为之，既浪费时间，也达不到开会的目的。既然你认为需要召集大家开会，你就应该慎重准备，你应该：

Ⅰ.确认开会的目的：你要明白开会是为了宣达指示，或者是为了集思广益，做出结论。千万不要只是觉得应该开会就开会，开得大家一头雾水。

Ⅱ.准备开会数据：如果是大家手上都有的数据，你要提醒大家开会时要带。如果是你手上才有的数据，你要事先发mail给大家，或者打印分发。

Ⅲ.宣布开会议题：不管你们要讨论的议题有几个，你要让大家清楚知道。最好写在会议室白板上，按着议题逐一讨论，避免讨论内容分散。

Ⅳ.掌握开会进度：讨轮完一个议题做成结论后，就应该进入下一个议题。不要把所有议题，搅和在一起，讨论永远没完没了，永远得不出结论。

Ⅴ.处理交叉议题：如果在讨论当中，发现有议题的结论彼此冲突矛盾，要视为新的议题重新讨论，得出一个两全其美的结论。

Ⅵ做成会议记录：每个会议都要花费时间跟精神，这都是企业经营的成本。开会结论要做成纪录，并且分发所有与会成员，甚至cc给相关需要配合的单位。这样的会议才有成效，才能视之为工作成果。

 

对于商业组织来说，所有的目的都是为了赚钱。付出薪水聘雇员工工作，员工在上班时间花费的时间跟精神，也都是企业付出的成本。做为一个管理者，一切都要以绩效为优先，随时把绩效放在心上，不要只想做表面功夫，没事就找人开会演戏。

 

在职场上开会绝对必要，而且也有强化沟通，凝聚向心力的正面功能。基于以上的考察，管理者对于开会这件事，一定要严肃看待，并且能够达到因为开会，因而提高团队绩效的主要目的。