编者按：我们每天都在说话，常常都在沟通，但为什么有时候沟通不成，反而造成误会？事实上，表达背后的思考，才是我们真正需要学习的地方。

表达要考量别人的感受

 

身为主管，基本礼仪你必须了解。

 

社交礼仪的第一层，就是如何把话说好。

 

话人人会说，但即便是相同的字句，不同的语气、语速、声调，都会给人不同的感受，决定沟通的氛围。

 

说话要考量别人的感受，而不只是站在自己的立场。

 

把话说好，让对方感受到你的高情商，能够促进职场上的人际关系。

表达方式不好，话说得太直白，或是习惯批评，甚至口出恶言，都会给人负面印象。

 

话说出口之前，先想像一下，我自己听到这句话的感受是什么？

 

多思考一下，自然会知道怎么表达比较好。

 

说话速度、音量要适中，音量太大，会让对方有压迫感，但也不能太小声，以免人家觉得跟你说话很吃力。表情与肢体动作要适宜，修辞也很重要，这些都是很细腻的地方，要非常注意。

 

逻辑要清晰，要有提纲挈领的能力，先说要点，让对方清楚知道你要表达什么，引导对方进入你的轨道，两人的对话才能在同一个轨道上，而不是两条平行线。

 

态度要严谨，不要随意评论、传播别人的事。你个人的事，可以多听听别人的看法。别人给你的指点，要虚心接受；给你的称赞，则要谢谢他的肯定，绝对不要说你现在才知道？这种理所当然要别人肯定的心态，千万不要有。

这些事情看似平常，但都是影响我们人际关系与个人信誉的关键。

职场上的说话技巧

 

对上表达
对上的表达方式，要言简意赅，你可以主动提出方案，分析利弊，让主管作为决策参考。

当你做出承诺时，一定要让主管认为你是言必信、行必果的人，有审慎的思考和缜密的计划。绝对不要信口开河，这是职场的大忌，会影响你的信誉。

对下表达
和下属说话的时候，千万要记得，不要摆出架子，一定要尊重下属。你尊重他，他才会尊重你。

多表扬、多鼓励，可以提高下属的积极度，他也会愿意多做一些。如果下属做得不好，我们要给予指导，不能置之不理。

谈到比较严肃的话题，要记得帮对方留台阶，让他觉得你是怀着善意，真心为他着想。千万不要一味地展示自己有多行、多厉害。

 

跨部门沟通
如果是跨部门沟通，要顾及每个部门的面子，不要越过对方的专业领域与职责，过度指导。

彼此要有共识，要让对方觉得我们要一起完成这件事，而不是造成部门间的对立。

 

面对客户
与客户见面之前，要先弄清楚对方想解决什么问题，找到彼此利益的共同点，表现出乐意为他解决问题的态度，这样对方才会愿意与你展开对话，跟你拉近距离。

面对不同的对象，有不同的表达方式，这些都是需要特别练习与学习的。

 

身为主管，表达更要自律

主管如果不控制好自己的情绪，很容易把情绪宣泄在下属身上。

 

一定要记得，急事要慢慢说。

 

有些苛刻的主管都会用各种动物来数落员工：你动作怎么慢得跟乌龟一样？你怎么笨得跟驴一样？这些都是很不友善的表达方式。切记，不要把这些伤人的话挂在嘴边。

 

就算是熟识的下属，也不能因为熟识就忽视他的心情。

 

下属难免会犯一些小错，主管要有一定的容错能力。

 

面对小错，我们可以幽默、善意地提醒，不要严厉地责备，这样下属才不会升起防卫心，也就比较容易接受我们的建议，进而增加彼此之间的信任感。

 

对于没把握的事，我们要谨慎确认，可以主动询问：我有没有曲解你的想法？让对方感受到我们的谨慎与尊重，不要随便臆测未经证实的事。

 

要让下属觉得你是一个成熟的主管，有承担，并且有能力把事情处理好。如果事情超出你的能力范围，不要轻易答应对方，不要承诺那些自己做不到的事。

 

当你陷入低潮，不要见人就抱怨，这会让人觉得你这个主管没有肩膀与担当，喜欢把痛苦转嫁给他人。

 

你说出来的话，要能够鼓舞对方，让他们觉得有帮助。

 

若你能够以身作则，下属们之间的沟通与表达也会越来越正向、越来越好。

 

列举十句我在职场中常用的换句话说，让表达更积极，以促进有效的沟通和良好的工作关系：

 

1.原话：你不应该这样做。

换句话说：也许我们可以考虑其他的方法来解决这个问题。

2.原话：这个计划不会成功。

换句话说：我们可以再审视一下计划，看看是否有改进的空间。

3.原话：你做错了。

换句话说：我们可以找一些改进的方法，以确保任务顺利完成。

4.原话：这不是我的问题。
换句话说：让我们一起找出问题根源，解决它并确保我们团队取得成功。

5.原话：我没有时间帮你。

换句话说：很抱歉，我目前比较忙，但我可以为你提供一些资源或指导，帮助你解决问题。

6.原话：这听起来很困难。

换句话说：这是一个具挑战性的任务，但我相信我们可以透过团队合作，努力克服它。

7.原话：我不喜欢这个想法。

换句话说：这个想法有一些潜力，但也许我们可以再考虑一下实行的方式。

8.原话：你不应该这样想。

换句话说：我理解你的观点，但也让我们尝试看看其他的视角。

9.原话：这是不可能的。

换句话说：这是一个具挑战性的目标，但我们可以一步一步朝着它努力。

10.原话：我帮不了你。

换句话说：我会尽力协助，但我们可能还需要寻找其他资源来解决问题。

 

使用鼓励、合作和解决问题的语言，对方会更容易接受，你也会更受欢迎。

 

换位思考，是有效沟通的关键
职场上，几个沟通的重点如下：

1.要很敏锐地感受同仁内心的想法，先一步敞开心门跟下属沟通。

2.表达要真诚、有礼，再搭配实际的行动与作为，不能言行不一。

3.不论对方的背景为何，我们的态度要一致，不卑不亢。不要用双标对待同仁，这样将很难带领团队。

4.一个聪明的主管，话不要说满，留三分给对方，让对方有台阶下。

 

说话要先走心，再用脑，最后才是嘴巴。嘴巴永远都要比脑子慢一秒。

 

最后，我要再次强调，一定要懂得换位思考，思考对方想要达到什么目的，或是思考对方可以理解的范围，站在他的立场，用他可以理解的方式表达，才能有效沟通。

 

所以，能否有效沟通，说话技巧很重要，也跟我们能否有多一份同理心有关。

 

说话、表达方式不能轻忽，但也不是拘谨过头，动静之间如何拿捏，谈笑风生又达到目标，这就是智慧。