如何在有限的时间内完成更多高价值的任务？专家强调，关键在于处理对的事情、时间箱效益最大化、以一心专用取代一心二用、从看似无止境的任务获取价值，生产力将能大幅提高。

本文目录

想完成更多任务，要先做对的选择
什么是「帕金森定律」？懂运用就能多产出
「箱型时间」帮你判断能否在时限内完成
「一心二用」对生产力有负面效果
有意识地使用你的「零碎时间」
接受「无底洞」知识工作没有明确的尽头

现在不流行讲生产力了。近来，这个概念已被染上负面色彩，令人联想到过度干涉的管理方式、没完没了的工作、对工作生活平衡和心理健康的忽视。但我仍然能够很有把握地提出，「提高绩效」依旧是重要、值得推崇的工作和生活态度，而箱型时间帮助我们办到这点。

想完成更多任务，要先做对的选择
如杜拉克（Drucker）所说，想要完成更多的事情，最重要的是把注意力放在对的事情上。想要把注意力放在对的事情上，就要取舍和培养这么做的心态，不觉得疲惫、不分心，也不觉得那是苦差事。这样一来，我们将更专注在想要和需要完成的事。如果缺乏计画，漫不经心地过日子，我们的注意力就会被很多不重要的事给分散。

箱型时间能帮助我们完成大多数的任务，我们可以利用时间箱轻松辨识出哪些是需要优先处理的紧急任务。至于非紧急任务，例如学习，也可以利用时间箱指定适合的时段，这样才不会一延再延。我们也比较有可能在尚有精力处理的时候，正面迎战经常被有意无意避开的困难任务。至于那些看起来小到不必规划的单一任务，则可以集合起来，等待一个时间一起处理。最后，那些没有用处、适得其反的任务，由于不会出现在行事历上，我们看不到，自然没有理由去做。

我们试着来量化那些好处。若一个任务的价值可以分成1到10分；假设，当你只是见招拆招，任务平均价值为6分；再假设，当你事先订出该做的事，任务平均价值为8分，那样价值就提高了33%。要是我们假设80/20法则适用于知识工作，那么提升的幅度更大。少数关键任务就能贡献大部分的生产力。

什么是「帕金森定律」？懂运用就能多产出
有句老话只要颠倒过来，就能提高生产力。虽然很多人爱拿帕金森定律开玩笑，但这条广受认可的定律告诉我们「工作会不断膨胀，直到填满可用的完工时间」。如果你有30分钟可以整理房间，你就会花30分钟整理房间；但是如果你有60分钟，你就会花60分钟。帕金森定律所说的时间损失，其实和拖延有极大的关系。而箱型时间就是把握这句话的相反面：把工作压缩到符合排定的完工时间，用比较小的时间箱，来完成相同的工作，听起来是否很划算。

这个概念有科学研究的支持。在一项研究中，参加实验的大学生被要求判读4组照片。其中一队大学生在实验开始前被告知第4组照片取消了，但是他们使用的时间，与维持看4组照片的其他队没两样。判读3组照片的学生依旧用完可用的时间：「只要预期下一项任务被取消或临时多出时间，可以在手边工作东摸摸、西摸摸，会使人大幅降低效率，付出高昂的代价。」许多研究都观察到相同的结果。

在另外一项实验中，受试者随机分配到5或15分钟，用来完成一模一样的任务。分配到15分钟的人，依旧以长出许多的时间完成任务。第3项研究指出，影响期末考分数的因素，有超过1/3归咎于拖延。

「帕金森定律」运用起来当然也有限度，你是可以规定自己要在1小时内，从零开始写出1万字的报告，但不可能办到。箱型时间没那么神奇，前面所提的研究大多是说，你可以节省1/4到一半时间。但也有研究指出，时间减少导致品质下降。 2014年，有一项比较近期的研究证实了这点：「有时间压力的学生，比没有时间压力的学生，平均分数低了3分。」

不管是把截止时间定远一点以减少压力，还是只要做到一定程度就好，听起来都很有道理。如果单是懂得运用帕金森定律，就能多挤出1/3的产出，何乐而不为？

「箱型时间」帮你判断能否在时限内完成
箱型时间可以把大型任务拆成方便估算和管理的小型任务，也就是说这套方法能够帮助你看清楚庞大计画里的各种要素。这类大计画包括：搬家、推出新产品、筹办生日派对等。

它可帮助你判断能否在可用时间内完成，还是你需要另做安排。它也帮助你确认，在时间充裕的情形下，被拆解的小任务是否都能在时限内完成。

「一心二用」对生产力有负面效果
我们在第4章提过一心二用会引起某些负面情绪，然而一心二用也对生产力造成负面效果。

其实，不太会有人真的一面写报告、一面聊天、一面查阅消费支出、一面简报，现代人的一心二用，多半发生在分心回应讯息通知，有了通讯软件（如微软Teams、Slack、电子邮件）和硬件设备（如笔电、平板电脑、智能型手机、智能型手表），每天都有数不清的通知，导致我们老想查看谁传来什么讯息，影响到工作。

一心专用通常能帮我们完成更多事，一心二用或情境切换则会使效率降低：有一份2001年的论文指出，一心二用和情境切换会耗损40%的商业生产时间。一心二用在某些情境非常危险，像是一面开车一面传简讯。在美国，每年有超过3千件死亡车祸，原因就是开车不专心。而且有一些认知负荷很高（例如教孩子代数或审阅法律文件）和恢复速度迟缓的事，特别不能被干扰或是一心二用。确实有极少数的任务可以同时进行，后续会在第18章讨论。但是就绝大多数的情况而言，箱型时间完全排除一心二用的可能，完整呈现一次做一件事的强大力量。

有意识地使用你的「零碎时间」
我们每天都有许多的零碎时间，像是等候公车、通勤时间、在咖啡厅等人以及会议提早结束或被取消时。大部分的人会把这些时间拿来直接滑手机，是的，看手机已是现代人最直觉化的行为，每天会花超过两小时的时间，在手机上浏览社交媒体。

我们不停滑着手机，很多时候甚至未从中感受到快乐，那不是娱乐，而是上瘾。零碎时间被吃掉，享受好处的不是我们，而是大型科技公司。我们失去的每一分钟，累积成一个又一个小时，甚至更多时间。试想，假如我们能运用零碎时间去做更有价值的事，该有多好。采用箱型时间，并且有意识地使用这些零碎时间，你的一天也许能多一小时有生产力的活动时间。

接受「无底洞」知识工作没有明确的尽头
知识工作没有明确的尽头。有生产力专家建议，针对这个状况，最好的做法是接受它和不要在意它。最常见的例子就是电子邮件：当你收到很多电子邮件，一一回复后，就会收到更多的回信……永无止境。

这么说并不完全正确。虽然，真的不会有最后一封电子邮件（从这角度看真的没有止境），但是电子邮件的确替我们传递许多有用的资讯。虽然寄出邮件之后，收件匣的信件会变多，但是在那一阵子的电子邮件往来，到了某个时间，你的计划终将完成，也许是生意谈好了，也许是团队成员比之前更有参与感。你当然需要管理自己的收件匣，不能让它影响你的情绪或妨碍其他该完成的事，后续将在第11章说明如何防范。

如果能够考量到所有相关联的因素，包括处理对的事情、时间箱效益最大化、以一心专用取代一心二用、从看似无止境的任务获取价值，生产力将能大幅提高。有个有趣现象，就是一个正在节食，懂得计算和控制热量摄取的人，会比没有在计算的人多减掉一倍的体重。用数字估算效益或许过于单纯，但是如我在2018年发表的文章所说，箱型时间若运用得当，至少能提高一倍的生产力。