一、前言

　　“没时间”可能是目前咨询行业人员说的最频繁的三个字了，确实也是如此，任务繁重，加班加点更是家常便饭，从这个角度讲，也造成了很多人想考个证都考不了，更别说思考人生未来几年的规划从而进行有目的的学习提升了。

　　可回过头看，没时间只是一个结果，那过程当中是发生了什么事情导致没时间呢，有人说是工作任务太多，这种说法无可厚非，但为什么就是有人能够做到呢，那人家是如何做到，人家也不可能凭空比你多出时间出来。

　　任务多其实也是相对的，对于实习生而言，其一天的工作成果可能是其他熟练同事2小时就能够完成，这里代表着效率比是1:4，可想而知实习生即便加班加点也无法满足要求，实习生需要的时间是8*4=32小时的工作时间方能满足要求，但每天的时间对每个人都是24小时，代表着这是无法实现的目标。

　　上述例子可以提醒我们，在分析自己没时间的原因需要从两个角度考量：一个角度是自己的效率是否太低导致，另一个角度是基于目前的效率工作任务是否超负荷。

　　而如果效率是主要原因，那很显然就需要提升效率，提升效率则代表着需要进行学习和更多的工作实践，并且进行大量的反思和总结。

　　那这个时间从何来?我们真的还有时间兼顾工作和学习吗?这就涉及到时间管理的概念了。

 

 

　　德怀特·戴维·艾森豪威尔(Dwight DavidEisenhower，1890年10月14日—1969年3月28日)，美国第34任总统(1953年-1961年在任)，政治家，军事家。

　　艾森豪威尔总统有一个著名的法则“时间管理四象限法则”，即把个人时间分为“重要且紧急”、“重要不紧急”、“不重要紧急”及“不重要不紧急”四个维度进行区别对待。

　　我们可以尝试的对这个模型进行理解，并且关联生活和工作中的方方面面，看看是否能够找出一些规律并且就像清理内存一样释放出一些占用时间而又不产生作用的内容。

　　但是，进行时间管理必须明确“时间管理目标”，因为如果没有目标导向，则几乎任何事情都是重要的，例如休息、上厕所、上下班赶车、沟通联络、工作等。

　　此次时间管理目标定位为“个人成长”，涵盖专业技能、基本技能(如学习能力、沟通能力等)。有了这个目标导向，则可以运用“时间管理四象限”对时间的属性进行归类，以确定哪些时间是对目标起推力，哪些是起阻力，最后加大推力排除阻力以完成目标。

　　这里对于时间管理的探讨也只是停留在一个理念上，也即是还没办法达到拿去就能够应用的阶段，而鉴于时间管理的个人特殊情况因素太多，也真的无法拿出一个像万能钥匙一样的工具让大家去用，更多需要大家引起重视并且开始行动，在行动的过程中不断的互相沟通和帮助以结合自身情况调整计划，我想只有这样方能达到效果。

 

　　二、“时间管理四象限”的构成与分析

　　时间管理四象限由“重要且紧急”、“重要不紧急”、“不重要紧急”、“不重要不紧急”四个象限内容构成，为了方便表述，引入以下象限总时间概念和公式：

 

　　象限总时间=完成单位任务所需时间×任务数量。

 

　　“重要不紧急”，从对个人成长而言，投入更多时间到该象限的可以产生最大的效应，例如投入时间进行学习力和专业学习，可以使个人提高工作效率以解放重要且紧急时间，又可以提升自己认知的深度和广度以应对未来逐渐提升的社会和工作要求。但由于此象限投入的是当前时间收获的是未来的果实，回报周期长且不够具体，故容易造成投入而不见回报的误解而造成很多人放弃投入。

　　“重要且紧急”象限因为其不可替代性和刚性需求，在任务的数量不能减少的前提下，如果想获得更多时间投入到“重要不紧急”象限，则必须降低“重要且紧急”象限“完成单位任务所需时间”，即提高效率。

　　“不重要紧急”及“不重要不紧急”内容多且没有规律性，控制任务数量是重点，提高处理效率为辅。

　　比如你如果认可了这个理念的科学性，从而有想学习和应用的想法，那从何处获得时间来学习呢，不大可能在“重要且紧急”象限，因为你目前的工作效率并没有获得提升而不足以减少该象限的时间消耗，但可以先在“不重要紧急”、“不重要不紧急”两个象限入手获得时间，以习得提高工作效率的方法，从而使自己可以在更多象限获得时间资源投入到“不重要不紧急”象限中。

 

　　(一)、“重要且紧急”象限

 

　　1、内容分析

　　重要且紧急的事情一般来源于工作上，例如交付时限将至的那些工作任务;也来源于生活突发事务上，比如需要请假去办理个人事务，或邻近考试的某个学习任务，一般体现为需影响学习和工作时间为代价。

　　该象限占据了个人一天最高效的时间，是属于不执行或执行不好会快速影响个人和集体，例如延迟提交成果导致个人和公司诚信受损，考试科目准备不足而不能通过等。

　　该象限内容对于时间管理而言是刚性的需求，可塑性比较差，不能通过减少数量获得更多时间，只能通过提高效率减少持续时间来解放可支配时间的数量，也是时间管理重要的内容，也是最可以度量成效的象限。

 

　　2、与目标的关系

　　成长的目标最终必须回归到实践，而提高处理任务的质量和效率可以减少该象限所占用时间数量，从而可以投入更多时间到“重要不紧急”象限以保证持续学习和成长，而通过学习获得成长也必将提升“重要且紧急”象限的工作效率和质量。

　　所以处理好这两个象限的关系，对个人成长目标的达成非常关键，处理的好这是一个良性的循环，每次循环总能加大推力，而处理的不好则会是恶性循环，每次循环的结果可能是反作用。

 

　　3、时间弹性

　　具备一定的可以缩性，但由于能力和效率的提升，个人得以成长，个人成长又会加大其责任的承担，俗话说“能力多大，责任就有多大”正是这个道理，由于承担的责任多了，则又会加大任务数量导致该象限的总时间提升，此时需要进行新一轮的时间管理设计。

 

　　4、调整方案

　　首先分析工作中那些任务和环节是自己效率低而导致占用时间长，这点可以寻找公司高效员工或外部优秀人才作为比对标杆，从而明确可提升的空间。根据差距的大小确定可压缩时间，同时根据类别有针对性的安排学习计划，并形成“重要不紧急”象限的任务。

　　以刚步入职场不足两年的造价咨询员工为例，几乎每个方面都存在需要提升的地方，这时则必须结合自己工作的内容，以工作内容的紧迫性优选选择学习内容，例如结构的软件建模速度，装饰手工计算速度，相关计量规则和图纸的熟练程度等入手。

　　除了学习提高效率的技巧之外，更多的还有赖于不断实践中的反思和改进，只有这样才能真正的提高效率。

 

　　总结：重要且紧急”象限需要提高处理效率，压缩时间数量。

 

　　(二)、“重要不紧急”象限

 

　　1、内容分析

　　很多人在步入职场之初，几乎很少感觉有重要不紧急的事情，哪怕有也是因为能力有限而未能有饱满的工作任务导致的，在上级安排任务时，一般会考虑员工的熟练程度来安排相应的任务量，此时新员工一般是弱势且需要照顾的群体，也认为其需要一段时间的学习才能适应和满足正常的工作节奏和业务能力。

　　这是符合客观规律的，所以新员工必须抓住该阶段的有力时间，大力开展学习，因为此时你的任务基本都是及不紧急又有人指导和负责收尾，类似小孩阶段。

　　但随着就职年限的增加和能力的提升，工作任务量会逐渐饱满或超出能力负荷，这时开始感觉被时间追着跑，开始埋怨工作任务太多而加班加点透不过气，对外界的不满和指责是普通人的第一直觉和做法，这就掩盖了其自身能力不足和效率不高的原因，而通常只要把眼光放远点，看看周边高效率同事的工作情况，就可以找到差距和问题所在。

　　提高效率不是短时间能够完成，也需要大量的思考和学习时间，这些时间不可能从“重要且紧急”象限获得，必须通过其他象限时间的压缩进入到重要不紧急”象限才能获得。

 

　　2、与目标的关系

　　为了未来有更好的发展，要求个人要着眼未来一段时间所需要具备的能力进行有针对性的学习和思考，以应对日益激烈的社会竞争和个人职业发展的需求。

　　对目标的实现而言，本象限起着主动和关键的作用，可以说成败决定于此。

　　同时该象限时间的增加也是时间管理富有成效的衡量指标(前提是个人竞争力稳步提升，而不是下降)。

　　本象限所获得的时间，可以转化成生产力以提高效率，可以转化为精神动力以消除焦虑提升学习动力，可以对个人的经验进行复盘和整合以进行创新从而创造更多的附加价值，另个人竞争力在未来得到指数级的增长。

　　但本象限也是最不容易得到成果反馈的象限，不仅反馈时间长且反馈形式和内容模糊和多样，往往需要在一年或两年后进行对比才能体现出其价值。其中有些关键指标较为直观可以作为参考评价，例如岗位的晋升、资格证书的获取、同事和领导的认同、业务委托单位的认同等。

 

　　3、时间弹性

　　本象限不能压缩，只能持续增长或保持一段时间的稳定为驱动自身的发展提供源源不断的动力。

 

　　4、调整方案

　　勤做加法，慎做减法!

 

　　(三)、“不重要但紧急”象限

　　本象限内容的重要性，必须紧扣自身发展这个目标，否则容易得出不同结论，例如吃饭和休息，如果不以个人发展为前提，那你会得出非常重要的结论。

　　在跟一些朋友谈论关于考试的话题时，我有个观点，因为非脱产考试时本来学习时间就相对少，而通过考试的时间需求是刚性的，有其客观的单位时间投入产出比，此时，如果在备考时候以牺牲休息时间(也可解读为损害身体健康)为代价换取考试通过是否值得，那就必须看你自身对健康和考试通过重要性程度的权衡了，但如果不愿意取舍则不要说埋怨自己考不过。

　　故按个人发展为目标，“不重要且紧急”内容基本是生活上的事情，例如：吃饭、休息、上下班、健身、清理卫生、办理各种手续、日常与朋友和家人沟通和聚会、接电话回信息等非工作社交活动，总结起来就是日常琐事，根据眼下的实际情况，通过qq、微信等沟通方式进行的一些活动占用时间最多，这些是需要狠心割断的内容。

　　该象限占用时间最多，除了保证身体基本健康时间是刚性的(例如吃饭和休息)，其他存在比较大的压缩空间。

　　该象限时间的特点是日常琐事，基本上都是每天机械重复，不需要进行思考就可完成，所以可以安排碎片化学习内容，例如休息前的阅读、跑步时的听课、清理卫生或做饭时的听课等可以灵活安排。

 

　　(四)、“不重要不紧急”象限

　　本象限内容对成长几乎不贡献且会产生负面效应，其特征是如果不做也不会对生活和学习产生任何影响，归纳起来基本是休闲、娱乐和虚度年华的发呆的时间。

　　例如：看电视、看电影、玩游戏、上网漫无边际的浏览和购物、外出游玩、在家面壁等。

　　建议：只要丢进该象限的内容，可能是大脑最愿意干的事情，虽然大家都明白必须压缩其时间，但实施起来绝对有巨大的难度，因为涉及到习惯的调整，所以在心态上要对自己多些理解，并且通过学习计划慢慢转化习惯，通常来说，一个习惯的形成需要持续保持一个月时间才可以养成，而如果想获得好的效果，则最好在环境上也改变，例如卸载视频软件、卸载游戏、不做无益的上网浏览、减少游玩等，尽量安排充实的学习和实践任务以让自己尽快充实起来。

 

　　三、应用的难点分析

　　对我而言，过程中最难确定的是什么是重要的，对于确定是重要的事情如果同时发生，又如何对重要事情进行排序。

　　通过努力终于挤出时间来，那在何时何地以何种方式用那些工具学习什么内容也是会产生困惑的地方，也都是阻碍自己前行的问题。

　　我的做法是明确自己的未来三年规划，找出自己需要学习的方向，结合实际制定出本年度需要学习的内容，这样就有了目标，方便排除看起来很重要，但并不是现在可以做到的事情。

　　而学习方式的问题则可以通过多方面的了解，通过大家的沟通也是了解有用信息的很好方法。

 

　　四、个人案例

　　所有的管理，在进行之初都必须了解清楚自己所有的资源并且进行适当的分类，同时掌握其规律。前段时间自己也针对这个课题在公司开展了一些小的调查，对个人每天时间进行统计并归类，一定程度上能揭示个人在一段时间内各类活动的时间使用数量。

　　在明确了各类时间的数量后，就可以根据四象限模型进行关联从而明确归属，最后结合自己的实际进行管理。

 

　　五、结束语

　　一切以目标为导向， “重要且紧急”需提效，“重要不紧急”需增量，“不重要但紧急”需压缩，“不重要不紧急”需砍断。