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不如想像中简单的秘书工作

 

职务类别:高级秘书  作者:王oo

 

提到秘书,很多人大概马上就会联想到身着套装、手抱公文的模样。他们是大老板们身边不可或缺的伙伴,必须打理主管所有事业或生活上的琐碎事项。虽然项目繁杂,可是端茶、递报纸和接电话的简单工作,哪会需要上课受训,甚至还有专业的资格认证?

「安排访客会面、过滤来电,也要在第一时间取得重要的资讯,秘书是老板们的「守门人」,工作非常繁重,不光是长得漂亮就能胜任。」秘书的地位,绝非外界想像中的肤浅。

 

进入秘书行业崭露头角

「我们班的同学大多进建筑行业特别是房地产行业上班,很少人是『学以致用』,毕业后真的跑去当秘书。」「那时候我们老板属于『目标导向型』的主管,虽然他会给你一个大略的方向,但也会想看看你最后作出什么样的决定。」有一回总经理派我去准备一份要送给客户的礼物,只大概交代了一些要注意的原则,至于最后的选择,完全由自己做决定。「美其名叫尊重,其实就是在考验我的判断能力。」

 

大小事务一手包办

「要担任企业主或高级经理人的秘书,真的得具备各项才能、EQ要够好,协调能力也要强,有时候更得当老板的出气筒,才有办法胜任这个工作。」当秘书除了要每天几乎工作超过12个小时,来完成份内的琐事之外,还要执行许多奇奇怪怪的任务。我曾经听过有同业,居然还得帮老板刷油漆、煮中餐,甚至洗假牙等,一些令人感到哭笑不得的要求。「我想,当秘书的人应该都巴不得老板每天都出国吧!」

「相较于会计,秘书的工作性质更有挑战、更多样化。」为了搜集包罗万象的资讯,我必须在每天早上8点前看完4份报纸;而每个月要看的杂志,光堆起来也有半个人的高度。

公司要送交总经理批示的公文,首先也必须通过我这一关审阅;老板后来还封了我一个「慈禧」的外号。我不但要处理总经理日常工作和生活上的杂事,举凡公司年底活动、教育训练,以及公司内部的刊物编辑,我都是全程参与,有时候更得自己一手包办。

「结婚那天,老板人虽然不在国内,可是他还是照样打电话来,跟我确认一些重要事项。」一个称职的秘书会获得主管的依赖和充分信任,但有时候工作也是充满无奈。「秘书毕竟不是『战将』。有时候我们这类『局外人』,很容易常发现一些主管们忽略的问题,或者看到什么不对的地方,可是碍于身份,我们只能选择闭嘴。」

「有时候对自己的能力有信心,想调单位、换跑道闯一闯时,心路历程更是一般员工无法体会。」当大老板秘书时,只要一通电话交办下去,对方都会迅速做好;可是一旦离开那个位置,别人对你的态度可能就会出现很大的改变,「感觉就像从天堂掉到地狱。」

 

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