一场病毒危机（2019新型冠状病毒），让「在家工作」、「远端工作」意外翻红。过去，在家工作被视为给员工的特别待遇，现在则成了必须。《彭博社》（Bloomberg）形容，拜新型冠状病毒之赐，一场全球最大规模的「在家工作实验」正在进行中。

 

在中国，「远程办公」网络搜寻热度攀升。根据百度发布的大数据报告，远程办公的搜寻热度和前期相比上涨了663%。尤其一线城市如北京、上海、深圳、广州，最关注远端办公相关话题。

 

在香港，商业中心中环受冲击，当地媒体观察，「人流少一半，以往西装笔挺的银行家、律师，把办公室搬到了家中」。

 

在日本，为降低尖峰通勤时间感染风险，愈来愈多企业扩大实施在家工作。日本电气公司计划让6 万名员工远程工作；日本烟草公司（JT）取消在家工作天数上限。

 

当「在家工作」变成必须，我们准备好了吗？

如果这只十年来最大「黑天鹅」直接降临中国，或者类似天灾人祸发生，我们的企业准备好应变方案了吗？若实施在家工作、远端工作，哪些事必知？可能面临哪些挑战？

 

微软很早就推行「远程办公」。一是，天灾人祸，地震、台风发生时，必需有应变计画。二是，微软发现愈来愈多同事，因为家庭因素必须在家工作，若因工作地点关系失去优秀员工，很可惜。这是基于对同事的多元包容，也是珍惜人才。第三，对于公司来说，其实可节省空间成本，更能把钱花在客户身上。

 

SARS 发生时，我们就体验到，发生天灾人祸，怎样用更有效的方式让工作顺畅进行。SARS、台风、地震等天灾人祸，让微软更积极准备，确保即时应变：一是更大力推动远端工作；二是定期演习，确保突发事件时，员工都能即时回复。

 

 

管理者、工作者可能面临的5 大问题

 

执行面》推动远端工作，是公司和IT 的事？

远程工作要推行得好，需要配套措施。第一个是人员教育训练、工作文化，除了提供好工具，也要教员工远程工作；第二，人事也需要有好的分析方式，确保员工生产力没有问题，第三则是IT、资安的重要性。这三个方向，是企业要注意的事情。

 

根据微软经验，工具上手并不难，难的是改变使用者习惯。IT 架好之后，要跟HR 合作，因为提供良好的生产力，有时不是IT 有办法推动的，HR 必须提供一些技巧。现代人因为常用沟通平台，所以工具操作久了就顺了。反而是「习惯」要改变，大家一开始还是会用旧方式沟通，慢慢改变习惯，比较花时间、力气。

 

主管面》没看到你但必须信任你！如何管理「看不到」的员工？

高级主管的思维模式要改变，尤其在中国，企业主可能觉得看到人才放心，不妨思考，怎样透过这次改变，来做数位转型。

 

微软是怎么做的？每天检核工作进度？「我们没有管到那么细，」微软的每个员工都有自己的任务、工作优先顺序。透过跟员工，固定两周一次「一对一会议」，就能检查过去两周的状况。有没有需要帮忙、事情目前的进度如何？透过这时候检视，就会很清楚知道事情有没有在正轨上。

 

 

远程工作如何维持高效率？教育训练很重要，公司要教员工：当你是一个远端工作者，如何向上管理；如何管理身边合作的人。

 

员工面》老板知道我做的很好吗？远程工作如何向上管理？

老板担心员工效率，其实员工也会担心自己的好表现，老板没看到。

 

教育训练很重要，公司要教员工：当你是一个远端工作者，如何向上管理；如何管理身边合作的人。

 

跟主管沟通，有几个基本动作：第一，主动跟老板说你做了什么事情，你的影响力是什么。好消息、坏消息，都要主动告知。

 

「坏消息我绝对会告诉他，绝对不会隐瞒，隐瞒是给自己找麻烦。我会告诉主管我打算怎么做，也会问他有什么样的看法，有什么的帮助可以提供给我。」陈慧蓉说。

 

第二个基本动作，建议跟主管远程开会可偶尔开视频，「看到人就会比较有亲切感」。有些人会顾虑家里很乱，会不会印象不好？微软用的通讯协作软件Microsoft Teams 有个功能可以换背景，换成海边、办公室场景都可以。

 

至于远距工作，如何让老板信任、放心？小编跟小编的老板，大概每两周一定会约一个时间，大家好好谈，我们叫做一对一时间。」

 

通常在一对一之前，会先丢信息给老板，告知「这次我想跟你谈什么事情」。她会把事情分轻重缓急，「需要老板做决定的事情优先」。开会前一天把主管要看的东西传给他，「他就会知道事情都有进展」。

 

另一个让主管信任的方法是，把正在做的事跟部门方向结合在一起，让老板知道。年初都会定部门方向，我把我所做的事情跟他的方向融合在一起，他就会很放心，我现在是on the right track。

 

筑聘网小编给工作者的建议是，你一定要想想看，你跟老板讨论的时候要符合SMART 原则：要明确（specific）、可衡量（measurable）、可行（attainable）、和组织策略相关（relevant）及有时间限制（time-based）。

 

效率面》在家工作，如何确保生产力？

在家工作会不会没效率、如何自律？有些工具可以帮到自己。以微软来说，内部用Office 365，email 就在outlook，跟所有人通讯都在Teams，所以公司其实是可以看到所有的员工在使用上，花多少时间在email，花多少时间在会议上。

 

从个人面来看，小编建议，工作者可以自我检视两件事：

 

过去这一周，比较常跟谁联络，表示这些人是我的key stakeholders，看看自己是不是把时间用在对的人身上。

 

检视花多少时间email、开会。这看出你有没有不受打扰的专注时间可以做一些研究，一些真的事情。陈慧蓉补充，我们会希望自己的工作生活平衡，这也可以提醒你，这一周是不是有「无干扰日」，「至少你自己要有recover的时间」。

 

情感面》同事不见面，会不会感情很疏离？

微软现在是mobile office（行动办公室），同部门也不一定坐在一起。小编建议，主管可以和同事讨论出一个方法。例如，约好每个星期三大家一定要进办公室，一起吃午餐，也可以team building 一下。

 

小编过去曾经带领一支跨区域团队，横跨中国。彼此不常见面，团队感情能不能凝聚不一定是距离问题。远距工作反而会更珍惜，「我们大概半年或一季碰面的时候，大家反而会思考，哪些事情一定要碰面才可做的事情，更珍惜相聚的时间。」