大家都在如期进行自己的工作，你的工作为什么都做不完?今天小编带大家分析一下工作效率低的原因有哪些?如何提高效率?

　　第一，公文包塞很满，什么东西都要带，却没用到过!

　　想让工作速度提升，先从帮公文包瘦身开始!

　　你平常使用的公文包大不大?被工作追着跑的人，有一个共通的特征，那就是使用的公文包特别大。

　　拜访客户的时候，总是拎着一个巨大的公文包，里头塞着厚厚的提案书，以及不太可能派得上用场的参考资料。甚至还放了几本路上要看的书，搞得整个公文包沉重无比(而且那几本书很可能就这么一直带着，永远没有看完的一天)。

　　面对客户的时候，为了不枉费自己特地制作的超厚提案书，拼命讲得口沫横飞，结果没办法在约好的时间内结束，最后搞得手忙脚乱。

　　而且会把公文包塞得爆满的人，通常自己的工作行程也会塞得爆满。例如总是把交通时间算得刚刚好，一天约了五、六个客户，结果可能因为一次商谈太晚结束，或是遇上电车误点，导致后面的约全部延误，给客户添麻烦。不仅如此，而且很容易不小心接下超过自己所能负荷的工作量。

　　太过相信自己的能力，受到托付时总认为这一点工作应该挤得下，不但工作档期规划不够精确，而且太过低估每一件工作所需要花费的时间。有时甚至完全没有进行评估，就接下工作。到头来工作处理不完，不仅给别人添麻烦，而且还得借助别人的帮助才能度过难关。

　　另一方面，工作提早结束的人，使用的必定是小尺寸的公文包。

　　因为小，能放的文件当然不多。提案书必须尽量精简，而且不能携带太多无关紧要的资料。如此一来，向客户说明时也会变得言简意赅、掌握重点。而且这种人不会排出太过勉强自己的档期安排及工作计画，他们相当清楚自己一小时能处理多少工作，因此当工作找上门时，会懂得量力而为，不会勉强接下，当然也就几乎不会给他人添麻烦。安排一天的行程时，他们也会习惯将电车误点的风险纳入考量，加入一些缓冲的时间。

　　这种人永远只做自己做得到的事，只带一定会用得到的东西。

　　提高效率诀窍：不在工作的时间安排上太过勉强自己。

　　为了在不影响工作便利性的前提下缩小公文包，提供作者所采用的一些技巧：

　　（1）电脑里已经有的资料，就不携带纸本。

　　（2）用不到的东西，尽可能不要放入公文包里。

　　（3）可能用得到的东西，要先想像出这样东西派上用场的具体情境，才能放入公文包内。

　　（4）每次回到办公室，就把公文包里的所有资料全部拿出来。

　　（5）笔记本只带一本。

　　（6）笔记用具全部放进铅笔盒内，笔最多只带两支。

　　（7）事先预期客户会交付某些资料，在公事包内放入空的透明文件夹。

　　（8）随身携带钉书机，以避免纸张散落。

　　（9）一个文件夹里不放两家客户公司的资料，以避免混淆。

　　（10）带在身边的书不超过两本。

　　（11）就算是一定会用到的物品，备用品也仅限一件。

　　（12）水、糖果除非完全喝光、吃光了，否则绝不再买。

　　（13）不要过度依赖电子钱包。

　　如果是到讲座上课或拜访客户，会先制作出一份携带物品清单，只带清单上所写的物品(有例外)。

　　第二，遇到大件工作就想拖延，期限逼近才手忙!

　　大件工作让你想拖延?高产出的人都用这招解决：

　　制作提案书或企划书这类需要发挥创造力的工作，或是构思新进人员的招募计画这类需要花长时间处理的工作，很容易遭到暂时搁置。等到工作期限逼近了，才开始手忙脚乱的赶紧处理。说穿了，就是不到火烧眉毛就不做，等到没时间了才咬紧牙关硬把东西挤出来。习惯这种做事方式的人，就是最后冲刺型的人。

　　或许有些人会认为反正最后赶得出来就行了。但这种最后冲刺型的做法隐含着许多风险。例如你可能会遇到以下这些状况：

　　（1）赶在期限前完成的企划书不符合上司所要求的方向，只好熬夜重做。

　　（2）平常固定合作的设计师，不仅成果品质佳且只要两个工作天就能完成工作。但是你一联络之下，才发现该设计师正在放长假。你无计可施，只好赶紧把工作委托给另一名从网络上找来的设计师。没想到该设计师需要的工作天数比较长，最后没能赶在客户交代的期限内完成，而且设计出来的品质还不怎么样。

　　（3）原本两星期前预约就可以的饭店，竟然客满了。而且因为当地刚好要举办一场学术研讨会的关系，附近的饭店也都处于客满的状态。你迫于无奈，只好改订比较远的饭店，给不少人添了麻烦。

　　但如果早点开始处理，这些情况大多可以避免。就算真的出了什么意外，也还来得及想出更好的因应对策。换句话说，起步冲刺能够有效减少工作量。

　　工作总是等到最后才完成的人，大多带有以下三种特质：

　　1. 觉得临时抱佛脚能够带来快感

　　这种人就是喜欢临时抱佛脚。情况愈危急，心情愈亢奋。

　　像这样的人，大多是在当学生的时候感受到了熬夜读书冲刺的快感。因此他喜欢在工作最后期限的一星期前开始奋战，每天只睡三小时，在最后关头将工作完成。换句话说，不到最后关头，他们是不会采取行动的。

　　2. 对工作内容只有大方向的概念

　　这种人对工作往往只抱持着大方向的概念，例如制作要向B 公司提案的企划书，或是准备讲座资料等。由于范围太大，容易提不起劲。

　　但如果把制作B公司的企划书切割成：思考客户在意的是什么，写出企划书的核心概念、写出企划书的大概、想好大纲、订定行程计划等等细节，每个细节看起来都不是什么太困难的事情(像这样把巨大的任务进行切割之后一一消化，在心理学上称作下切法) 。

　　可惜这种人往往不懂得将工作进行切割，因为不范围太大，一时之间知该如何下手，这时就会产生这工作有点棘手，不如先从较紧急、期限较短的工作开始处理的念头。然而遭到搁置的那件事情，却会成为心中的疙瘩。内心深处一直想着那件工作还没做，没有办法集中精神，最后导致先处理的工作也没有办法做好，或是拖长了完成的时间。

　　3. 把希望寄托在未来的自己身上

　　习惯搁置工作的人，经常会把晚点再来处理这种话挂在嘴边。晚点再来处理这句话，隐含着晚点我就会知道该怎么做了或是过一阵子我就会想出办法之类的期盼。

　　但其实把工作延到以后再做，最后只会面临另一个状况几乎完全没有改变的现在而已。大多数的人都会认为未来的处境会比现在好，未来的自己会比现在的自己更有能力，可惜那只是一种错觉。

　　阻挠工作进展的重要因素之一，就是不肯付诸行动。复杂或是费时的工作，通常只要愿意动手处理，就已经算是完成了一半。把工作留到以后再做，不可能为你带来任何好处。

　　如果你愿意花费精力在最后冲刺上，为什么不早一点花费相同的精力，在起步后马上开始冲刺?这么做不仅更能集中精神，而且需要花在工作上的时间也比较短。把庞大的工作切割成许多细节，订定完成计划表，掌握整体的进度，将细节一件件消化掉，才是正确的策略。

　　一接到工作，请你立刻加以切割并动手处理，千万不要犹豫。