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为什么说HR会成为企业发展的障碍?

  

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  人力资源管理部门的工作重点在于解决公司员工问题,继而为公司带来业绩的增长。但一些无关痛痒且繁复的事项(例如影印文件和输入资料数据等)严重影响他们的工作进度,未能解决基本人力资源问题之余,甚至会拖慢企业发展进度。

  为了提升业务效率,不少企业选择采取高效业务流程管理(Business Process Management),将部分工序电子化,甚至自动化,让日复日重复的任务可以独立运作,而无需人力监督。然而,相比起前线生产,人力资源在自动化流程运用上仍然很低。

  如果您的公司还没采取自动化人力资源管理系统,并且出现以下情况,就必须多加留心了。

 

  情况一:人力资源部门耗费大量时间处理日常事务

  人力资源管理包括大量文书工作,而其中以招聘人才最为耗费时间。传统的招聘程序十分繁复,从发出招聘广告,到成功为公司吸纳新血,当中牵涉大量文件资料,需逐一整理及筛选。

  根据国外招聘平台一项调查数据显示,于没有实行自动化人力资源管理系统的公司,每位HR平均每周花费14小时或更长时间处理其实可自动完成的工作。结果表明若公司利用科技自动化流程,繁复的日常工作将可有效地处理,人力资源管理部门将会节省更多时间,可专心处理员工事项,更深入了解员工的需求。

 

  情况二:纸本文件占用办公室大量的空间

  香港法例规定公司必需保存所有业务纪录,为期最少7年。除了业务纪录,不少公司均选择以文本记录的方式储存文件,特别是员工资料。试想像一下,若公司将全体员工从入职前的履历表、证书、面试纪录,到年终表现评核之纸本文件全部储起,不单霸占了办公室大量空间,亦造成纸张的浪费。

  倘若企业选择电子化相关流程,例如用电子表格取替纸本表格,则能令行政更有效率。以招聘程序为例,求职者于网上填妥电子表格后,连同履历表、推荐信等文件一同递交。这样不但方便相关的部门跟进,加强部门与HR之间的协作,二来容易管理及整合所有资料,方便作出筛选,加快招聘程序。

 

  情况三:公司未能及时给予员工应有的福利

  如上文提及,在没有自动化人力资源管理的公司内,HR需花费大量时间处理繁复文书工作,变相缩短了解员工需求的时间,阻碍HR处理最基本需要解决的「人力资源」问题,及为员工提供适切的协助及福利。例如,人力资源管理部门因忙于文书工作,而无暇处理员工的表现评核,拖慢公司季度评核流程,或者未能及时通知新同事的入职注意事项,甚至未能跟进员工的申请事项等,均会影响公司内部的士气。

  如果将公司人力资源管理系统自动化,则可以自动追踪员工状态,清楚员工何时符合享有福利的资格,例如医疗福利、年中花红比例等,亦可以在后期统一作出调整,加快管理流程。

 

  情况四:人力资源成本高

  公司日常印刷纸本文件(如内部表格、合约和告示等)都消耗大量的纸张。另一方面,企业经常忽略计算人力资源的成本,这些文件从处理到存档都会耗费大量的人力资源及时间,令企业耗费大量的人力资源成本,甚至需要支付额外的加班费用。为尽可能地减少营运成本,企业应该考虑选择电子化业务流程,例如改用电子表格取替公司内部申请表格,用电子公告形式取替纸张告示。

 

  情况五:行政处理上出现双重标准

  尽管公司有明确的工作流程指引,但面对不同人手处理的资料,也难以保证达到内容的一致性。简单一个例子,日期格式上的不一致亦容易引起误会,「02/01」指的是一月二还是二月一呢?

  另一个例子,在招聘程序上,一位求职者的能力范围符合公司要求,但预期薪酬却超出公司预算,宽松的HR会选择给予该位求职者面试机会,而严谨的HR可能会直接筛走该求职者。毕竟「应否给予求职者一个面试机会」是较为主观的问题,但在争论上可能会耗费较长的时间,若果交由自动化的人力资源管理系统处理,这些问题就能迎刃而解,电脑系统会根据公司设定,直接筛走预期薪酬过高的求职者,或者选择保留名单,无疑是减轻了人力资源管理的工作负担。

 

  情况六:经常出现人为错误

  依赖人手输入数据,将很大机会出现难以避免的人为失误。输入多一个少数点、少一个少数点的落差足以带给公司巨大的损失;员工身体不适、精神状态不佳都是可能造成错误的成因,尽管再细心也难以确保没有漏网之鱼。在纸本文件为主导的情况下,入错Data、存错档案是常有发生的事情,需要找出错处也并非一时三刻可以完成的。

  而人力资源管理系统自动化,能为耗时的日常工作提供技术支援,也确保服务的一致性,降低错误率的发生。

  置身于数码时代,想要提升企业的竞争力,首选就是把业务的流程自动化。自动化人力资源管理系统,除了能降低成本以外,更能改善人力资源流程,避免人为错误以致损失,更能提升企业的灵活程度!

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