开会可说是办公室中最浪费时间的一件事。如何赶走会议中的时间小偷?会议结束前不要问「还有其他事情吗?」，如果真有重要事要讨论，应该要事前递交内容来加入议程。而要是真的有人突然提出新主题，就把它加入下一次议程。

 

 

　　钱花光了，永远都还能再想办法存钱、赚钱或借钱来渡过难关，但如果你时间没了，就真的没了。金钱会被小偷窃取，时间也会因为某些人事物而丢失，我称之为「时间小偷」，也就是那些会消耗宝贵时间的人或事，他们会阻止你去从事那些你想完成的「真」任务。

 

　　赶走会议中的时间小偷

　　开会真是办公室环境中最浪费时间的一件事。以下是一些提高会议效率的建议，提供给会议发起人参考：

 

　　为每次会议设定目标

　　不要为了开会而开会，应该先有一个既定目标，明确知道你想在会议中解决什么问题，否则就不应该开会。

 

　　会前一定要提供书面议程

　　为每项议程设定一个预估的讨论时间，这样大家就知道每件事该花多少时间讨论，以及每个讨论项目有多重要。

 

　　制定基本规范

　　基本规范包含会议的进行方式，以及大家应该怎么配合。好的基本规范包括相互尊重、不要打断对方、快速发表观点、不要使用手机、按议程讨论，以及准时。

 

　　准备会议记录方案

　　可能包括会议录音、录影、会议笔记、心智图或用手机拍下白板上的内容。会议中应该要有一个人专门负责进行会议记录。

 

　　准时开始

　　就算有人还没来，也一定要准时开始，这样才能让迟到者之后变得更守时。如果大家惯性迟到，就让他们的主管知道这种行为是不可接受的，他们的迟到就是不尊重同事的时间。

 

　　事先提供所需的书面报告

　　这能让大家不必在会议过程中阅读报告，会议上只需要询问大家是否有任何与报告相关的问题就好。

 

　　保持专注，让大家聚焦

　　不要让与会者讨论议程以外的内容或跳过议程。如果会议开始失焦，就指出目前的主题应该是什么，然后再回到话题上。遵守议程上每一个讨论项目分配到的时间，这样就不会进度落后。

 

　　务必简洁

　　请大家清楚、快速地表达自己的观点，说完后让别人回应，不要让大家东拉西扯。你可能会需要一个比较强势的会议主持人。

 

　　行动计划

　　在会议期间制定出行动计划，大家就知道各自的任务是什么，这样才能达到会议的目的。确保所有参与的人，都有将会议上讨论的工作加入他们的任务管理系统中。

　　不要问「还有其他事情吗?」

　　如果你问了这个问题，就等于推翻前面一切艰难的过程，包含拟好的议程。如果某些人真有重要的事情要拿出来讨论，就应该要事前递交内容来加入议程。而要是真的有人突然提出新主题，就告诉他们：你会考虑把它加入下一次会议的议程之中。

 

　　准时结束

　　在会议开始时，先设置一个计时器，确保大家遵守这个时间安排，这也是尊重每一个人的时间。

 

　　有效管理你的科技产品

　　想像你正在进行一个非常困难的专案，你的大脑非常专注，并惊人地为你解决了许多最棘手的问题。你真的希望Facebook通知、简讯或电子邮件打断它吗?你认为这些讯息有多重要，值得你中断工作流程呢?

　　事实上，你根本无法在科技产品与媒体不断干扰的情况下，持续进行高难度的工作和保持专注，没有人办得到。如果要重新集中精力和时间，其中一件你所能做且最重要的事情就是：要更有策略地管理你的科技产品。以下方法可以控制媒体与科技产品干扰：

 

　　电子邮件

　　关掉信件通知，并养成每天定时收信的习惯，确认有没有新消息。当你在处理其他事情时，关闭你的电子邮件分页或程式，这样你就不会想花一秒钟偷看新信件写了什么。

 

　　电话

　　我知道你工作的一部份可能就是接电话，但除非你在客服中心上班，否则一天之中，多少会有一些时间是你必须全神贯注而不被电话打扰。在这种情况下，可以将一小时之内的来电转入语音信箱，等到你必须集中注意力的时间结束之后，再确认语音讯息。

 

　　浏览器分页

　　我的学生都会给我看他们的萤幕画面，这样我就会知道他们在做些什么，进而研拟出策略。而他们和我共享画面时，我经常看到的一个情况就是，他们可能会一次打开十个甚至更多的浏览器分页。

　　虽然现在电脑的记忆体都很强大，开了这么多分页还能继续运作，但这很容易分散注意力。只要开启手上任务所需的页面就好，其余的都关掉，这能帮助你集中注意力。

 

　　社交媒体

　　Twitter、Facebook、YouTube、Instagram和其他社群网站都会让你知道朋友是否更新状态，或有没有人对你分享的内容发表评论。这些毫无间断的通知就是一种持续干扰，会削弱你的注意力。

　　如果这些更新只算是个人社交活动，那么就在非工作时间打开这些网站并积极回应。但假如社群网站是你工作的一部份，例如你是社群小编，那么就在一天中设定一个时段，专心阅读并回复所有的评论和贴文。

 

　　智慧型手机

　　智慧型手机已经不只是一支电话，而是形同一台轻便的电脑。有许多知名品牌的旗舰机甚至比笔电还要昂贵。因此，除了电话和简讯，手机还能让你收发信件和使用社群网站。而且，手机上安装的每个应用程式似乎都会自动认为只要更新就必须通知你一声，因此，程式预设的所有通知功能都是开启的。

　　学习关闭手机上的通知，只保留真正需要的就好。手机会提醒我与他人有约，但不会让我知道有新的信件、Facebook讯息或任何其他内容。休息和午餐时间再去查看私人讯息和电话，而不是让它们打断你正在专注执行的任务。

　　许多人会不断确认手机，几乎已经像是上瘾。只要过了十分钟没有查看，就担心自己是不是错过了某些重要的东西。此外，我们的朋友甚至客户，还可能会期望能在几分钟之内就得到我们的回复。

　　在业务往来上，我有一个标准，那就是会在一个工作天之内回复信件、电话和其他来讯，我让客户知道这项承诺，如此一来，他们就能预期自己何时会接获回应。而我的家人和朋友则都清楚，我在工作时间不会回复讯息或电话，因此他们就会预期午餐或晚上会得到回音。