「请做会议纪录」

　　初入社会时，每每听到这句话总是会令人伤透脑筋。烦恼着到底要记录些什么比较好?于是，便将自认为很重要的发言，一个一个用笔记写下来。重点似乎已经不是在参加会议这件事上，而是拼了命地留下纪录、不愿意漏失任何一句话。

　　而由于笔记是匆忙之下所写，不是直接给他人看的东西，因此，必须在会议后，用文书软体重新再誊写一次。这过程相当花时间。我不禁产生「有必要发送这份会议纪录吗?应该没有一个人会重复看好几次吧」的念头。

　　果不其然，会议纪录被好好地收在前辈们的资料夹里，而之后也似乎完全无用武之地，真的是浪费时间的作为与其说我所写下的是会议纪录，倒不如说是随机的发言纪录来得更为适切。

　　会议纪录的目的究竟是什么?

　　着眼于议题而非发言内容

　　会议纪录最重要的重点是：把议题以「问题」的方式，在脑海中大大地清楚地写下来。这就是全部了，这一点也是最困难、最能看出写作功力的地方。

　　举例来说，假设你今天去客户端开完会回公司，当被问到「你们谈了些什么内容」时，你应该会回想起来「说了这件事，也说了那件事」。那么，当被问到「你们讨论的主题是什么」，要你把议题用一个疑问句来清楚说明的时候，这一点其实是相当困难。

　　几乎大部分的人参与会议或讨论会时，都曾出现过一次或两次这样的念头「这个到底是在开什么样的会啊」、「现在他们在讨论的主题是什么呢」、「为什么会叫我来开这场会议啊」、「要怎么融入或发言啊」等。

　　如果会议主持人在事前能够先将「问题」表达清楚的话，负责会议纪录的人会比较轻松。

　　不要把注意力放在出席人员说了些「什么」上，而是放在他们说了「与什么有关」的话。在每个发言的背后，都有一个「问题」，也就是议题。请把焦点放在该处并仔细聆听，然后写下笔记。

　　提出良好发言内容的人，或是提出能够让会议流程改变的发言者，他们肯定了解什么是「好的问题」，也应该能够将过去已经讨论过的「问题」方向，一口气转向更好的方向，而我们也可以思考一下那个「问题」是什么。

　　最后，思考「今日的会议，结果到底讨论了与什么有关的事情」，用一个疑问句写在会议纪录的开头。若能将核心议题白纸黑字写下来，收到会议纪录的与会者将更加了解自己所做的事情，对整个活动团队也会很有帮助。

　　对于所提出的问题，要做出什么样的「回答」呢?这就是本次会议最终的「决议事项」，将其写在会议纪录最后面就可以了。在「问题」与「回答」之间，要先决定优先顺序，从大方向开始大概写三个左右即可。

　　升级版会议纪录

　　升级1：明确提示前后流程

　　如果能够将会议的前一次与后一次的状况，写在会议纪录中的话，这份纪录对活动进行将会大有帮助。

　　会议这种东西，总是容易陷入混乱的局面。因为现场有许多人说着各式各样的事情。最糟的情况，甚至推翻原本的会议主旨，比如提出把过往议题都否定掉的新议题。

　　为了不要演变成上述情况，要把视野放在过去、接着再放在未来。从不同的角度去看才是正确的，不能只看「眼前」的事物。

　　应该要写下「至前一次为止的流程」、「本次议题」、「下一次的预定计画」，事先于开会前将这份会议纪录发送给大家的话，所有人都会相当清楚当天会议的流程与走向。这样，即使迷失在会议中也能够找到回头的方向。

　　升级2：写下此次会议的定位

　　会议的定位，亦即面对所提出的「问题」要采取什么样方式的会议?如果也能够把这点先写下来的话，会比较好理解。

　　如果这场会议是针对某个问题，要找出一个答案的话，那么这次会议的定位便是「决策」。另一种方式是面对「问题」时，要不断地提出各种可能的方案，那么会议的定位便是「脑力激荡」。

　　会议定位不同，出席人员也会跟着改变。如果是决策会议，那就必须邀请拥有决定权的人参加，否则这场会议将毫无意义。而如果是需要许多点子的脑力激荡，可以用特别来宾的方式，邀请总是具有独特想法的人参加会议。

　　升级3：用疑问句写下「今后的课题」

　　所谓「今后的课题」，是指比下一次会议的议题范围更加广大的一种未来方向，这里也请使用疑问句的方式，让下次的目标更为明确。也由于让全体成员共享下一次目标的大方向，因此不论是收集情报或下次会议的准备工作，都变得更为容易。